Indhold
2. Redigering af elevens økonomikort
5. Udmelding fra skole besked til offentlige myndigheder
6. Opgørelse - afslut økonomien
1. Indledning
Hvis en elev afbryder opholdet på skolen før tid, er det vigtigt at få afsluttet på den rigtige måde, så du er sikker på, at der ikke er noget økonomisk mellemværende mellem skolen og eleven. Ligesom datoer og uger er korrekte for kommende indberetninger.
HVIS ELEVEN ALDRIG ER MØDT PÅ KURSET ELLER HAR < 2 UGER OG ER OPKRÆVET - LÆS BOBLERNE.
2. Redigering af elevens økonomikort
Fra Programskal vælges Kurser
- Skoleår og kursus markeres
- Kursusdata åbnes
- Eleven udpeges og fanebladet Elevøkonomi vælges
Elevens start- og slutdato tjekkes - Startdato er den dato eleven reelt startede på skolen og slutdato den sidste dato eleven er på skolen.
Dernæst skrives de HELE aktive uger eleven har været på skolen
Eks. eleven startede sammen med de andre i uge 1 men forlader skolen midt i den 5. uge.
Aktive uger: 1-4
Første og sidste rate udfyldes med de rigtige oplysninger.
3. Afbrudt ophold-gebyr
Afbrudt ophold” sættes på som en pris på eleven. Bemærk at prisen er oprettet som en Kursuspris, der er bundet på elevens sidste rate. Det er vigtigt at en ”afbrudt opholdspris” altid placeres på elevens sidste rate.
Prisen ”afbrudt ophold” er oprettet med en fast rate i priskataloget, der vælges ”Opret elevpris”, hvorefter du får mulighed for at plukke prisen i priskataloget og dernæst ”Ret elevpris” som giver dig mulighed for at tilpasse prisen med den rate som er elevens sidste.
Hvis der ud over ”afbrudt ophold” findes priser der er opkrævet og bogført, skal der oprettes tilsvarende priser der modkonterer disse.
F.eks. Depositum
Hvis skole opkræver depositum i 1. rate og tilbagebetaler i sidste
I dette tilfælde er Depositum opkrævet og bogført og du vil skulle rette pris 111 til rate 2 for at være sikker på at Depositum returneres til eleven.
Andre bogførte priser behandles på samme måde.
4. Genopkrævning af rate
Du er nu klar til at genopkræve raten, så eleven kan blive reguleret.
Den sidst opkrævede rate låses op
F.eks.
Rater låst rettes til 1, så beregninger kan genopkræves i rate 2.
Når du trykker Beregn denne ændres Rater låst igen til det oprindelige tal, men elevens opkrævning er stadig låst op og klar til opkrævning.
Hvis du på eleven kigger på de beregnede rater og de opkrævede rater, kan du se at de ikke længere er ens.
Forskelsbeløbet mellem det tidligere opkrævede og den nuværende beregning skal bogføres på eleven.
Fanebladet ”Kursusøkonomi” vælges.
Kursusøkonomien stod oprindeligt klar til at opkræve rate 3, men da vi vælger at afslutte eleven helt inden rate 3 skal opkræves, laver vi i stedet en genopkrævning af den nye pris/regulering af allerede opkrævede i rate 2.
Ratenummer sættes derfor tilbage til sidste rate hos eleven .
Hvis du har flere elever der skal sluttes i samme rate kan de med fordel rettes alle på en gang og genopkræves i samme omgang.
Der fremkommer en advarsel i forbindelse med at opkrævningsoversigten udskrives
Som advarslen fortæller vil kun eventuelle ændringer fremkomme i opkrævningen.
Opkrævningsoversigten viser hvad vi så på elevens økonomikort – nemlig at der er blevet opkrævet kr. 7340, for lidt, nu hvor eleven har fået tillagt et afbrudt ophold og blevet tilbageført et depositum. Typisk vil der også være en tilbageførsel af skolepenge, da de fleste skoler opkræver en del skolepenge forud.
Eksempel:
En efterskole med 40 uger fordelt på 10 rater opkræver 4 uger pr. rate.
En elev stopper efter 7 uger (27.september) hvor sekretæren allerede har opkrævet oktoberraten – altså rate 1,2 og 3.
I alt er eleven opkrævet og bogført 3*4 uger men skal kun betale 7 uger. I sådan en situation vil der også være en tilbageføring på de 5 uger, der er for meget opkrævet.
Opkrævningen foretages – HUSK, prikken skal stå i ”Kun bogføring” under opkrævningen
Efter bogføringen vælger du igen elevens økonomikort.
Du kan nu se at det rigtige beløb er bogført:
Ligesom du kan se at de resterende perioder ikke indeholder beløb for eleven.
Eleven skal nu meldes fra på skolen.
5. Udmelding fra skole besked til offentlige myndigheder
- UU-centret tilknyttet elevens bopælskommune
Tilbage på Elevøkonomifanebladet skal du nu give UU-centret tilknyttet elevens bopælskommune besked om at vedkommende ikke længere er på skolen. Vælg knappen ”Afbrudt ophold”.
Herved fremkommer elevens oplysninger fra skolen.
Dernæst skal du ind på elevens stamkort - trykke Ret elev og Registrér indberetning til Elevdatabasen
Dernæst
Hvor du finder eleven, der nu står klar til at indsende
sæt flueben og Indberet eleven.
Vend tilbage til elevens Elevøkonomi og fortsæt
- Gør eleven ”ikke-aktiv”
Og gå ind på fanen ”Data”
Gør nu eleven "ikke-aktiv".
Eleven er nu ikke længere aktiv på kurset. Det betyder bl.a. at hun ikke optræder på klasselister og i kommende opkrævninger.
6. Opgørelse - afslut økonomien
Tryk Afslut og vend tilbage til Elevøkonomien. Tjek den bogføring der har fundet sted i forhold til de rettelser du har lavet – og sammenholde den med de indbetalinger forældrene allerede har haft.
Tryk ”Vis debitorkonto” og tjek om du skal sende penge til familien eller sende dem en ekstra opkrævning.
Send evt. en slutopgørelse til familien.
Der findes en skabelon under Efterskole-økonomi – Slutopgørelser, som du kan sende på mail.
7. Afmelding hos UNI-C
Sidste step er at få eleven afmeldt hos UNI C
Fra Stamdata vælges knappen UNI-C
Afkryds de aktuelle kurser der er på skolen.
Indberet herefter alle elever.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.