Indhold
1. Generelt
Denne vejledning er en gennemgang af de vigtigste funktioner i finansprogrammet.
I Finansprogrammet, har vi fra EDB-Brugsens side, forsøgt at eliminere så mange fejlmuligheder som muligt. Eksempelvis hvis det ikke er meningen, at man skal kunne skrive bogstaver i et felt, har vi lavet programmet sådan, at det ikke kan lade sig gøre.
2. Indstillinger
Første fane under Indstillinger hedder Regnskabsår og det er her de grundlæggende oplysninger omkring bogføring styres.
Fortæller hvilken periode, der som standard skal udskrives for.
Fortæller hvilken periode det er tilladt at bogføre i. Denne periode er altid 12 måneder. Hvis den ene dato rettes, vil programmet automatisk rette den anden dato, så perioden er 12 måneder.
Fortæller hvilken periode regnskabsåret er sat til. Vil altid være 12 måneder.
Angiver hvilken udgave af budgettet der vises på udskrifter - i dette tilfælde udgave "0", som er den første udgave af budgettet.
Et flueben i dette felt, angiver at der ved udskrifter, kun skal vises saldo frem til dags dato.
Angiver hvor mange kopier, der som standard skal udskrives af posteringsjournaler og fakturaer.
Viser hvilket nummer den senest dannede faktura har.
Angiver hvilket nummer det sidste bilag, i henholdsvis kassekladde 1, 2 og 3 havde. Det betyder at næste bilag i kassekladde 1 vil være bilag 2, i kassekladde 2 vil det være 2501 og i kassekladde 3 vil det være 5001.
Angiver hvilket fakturanummer der startes ved, når der laves opkrævninger, og hvilket bilagsnummer der startes med ved systembogføringer.
Angiver nummeret for den seneste gennemførte bogføringsjournal.
Vi anbefaler stadig, at der tages en sikkerhedskopi, i forbindelse med både årsafslutning og ved sletning af poster.
Selve funktionen Årsafslutning er ikke ændret.
2.2 Debitor/kreditor
På fanen debitor/kreditor er der ændret i udseendet.
Der er derudover tilføjet en mulighed for, at angive det antal dage en posts forfaldsdato må overstige kreditorens normale betalingsfrist. Ønskes en anden frist, skrives dette i feltet. Hvis der skrives 0, gives der ingen advarsel.
Se nærmere under Kassekladde.
2.3 Budgetansvarlig
Det er nu muligt at sætte budgetansvar på en, flere eller alle konti i kontoplanen. For at dette kan lade sig gøre, skal man først vælge, hvilke personer, der skal kunne tildeles et budgetansvar. Dette gøres i fanen "Budgetansvarlig":
For at benytte sig af funktionen, skal der sættes et flueben i feltet øverste venstre hjørne "Budget ansvarlige for konti". Dette betyder jo så omvendt, at hvis man ikke ønsker at bruge funktionen, skal man ikke gøre noget.
I højre side af billedet vises alle de personer, der kan føjes til listen af budgetansvarlige. Listen består af samtlige personer i skolens database, hvor der er indtastet både Initial, Fornavn(e) og Efternavn.
For at tilføje en person til listen, skal personen markeres og der trykkes herefter på knappen "Hent". Ønskes flere personer tilføjet på én gang, holdes CTRL knappen nede på tastaturet og personerne markeres en af gangen og tilføjes listen med tryk på "Hent" knappen.
I venstre side af skærmen vises de personer, der er mulighed for, at tildele et budgetansvar.
Budgetansvaret skal tildeles pr. konto. Dette gøres igennem "Kontoplan".
Markér kontoen i kontoplanen, tryk på knappen "Ret konto".
Klik i feltet "Budgetansvarlige" og vælg medarbejder i dropdownlisten. Der kan vælges op til 3 forskellige budgetansvarlige på en konto.
Når der er valgt en budgetansvarlig, kan dette også ses i kontoplanen.
Er der valgt flere, vises dette også:
Det er også muligt at søge på de konti en enkelt medarbejder er budgetansvarlig på. Dette gøres ved at sætte prik i "Budgetansvarlige" og skrive % efterfulgt af medarbejdernes initialer. F.eks.:
3.4 Sted, Projekt og Formål
Hvis det ønskes, kan der nu sættes Sted, Projekt og Formål på posteringer. For at dette kan lade sig gøre, skal der sættes flueben i feltet "Flere dimensioner i kontoplanen: Sted/Projekt/Formål".
Når feltet er udfyldt, er det muligt, at bogføre med dimensioner - de skal dog først oprettes. Tryk på plusset og udfyld med tekst. Alle dimensionerne er sat til at være aktive, men det er muligt at fjerne fluebenet, hvis man ikke længere skal kunne benytte den.
Det er muligt, at sætte som standard, at der på en eller flere konti SKAL benyttes dimensioner - på øvrige konti, vil der være mulighed for at vælge det.
Sættes der flueben i feltet "Standard forslag (kassekladde poster)", er det muligt på de enkelte konti, at vælge, om der ved postering skal gives et forslag til dimensioner.
Dette opsættes igennem "Kontoplan".
Markér kontoen i kontoplan, tryk på knappen "Ret konto".
Sæt flueben i den eller de dimensioner, der skal være obligatoriske for den valgte konto.
Hvis der i indstillingerne er sat flueben i "Standard forslag (kassekladde poster)", vil der også være mulighed for, at vælge hvilke dimensioner der er "standard" på kontoen, forstået på den måde, at de automatisk er sat på ved postering.
I dette tilfælde vil der altid være valgt Friskolen som Sted ved postering på kontoen.
I "Kontoplan" kan der sættes flueben i feltet "Vis dimensioner".
Der vises nu 3 felter til højre i billedet. Er der flueben i et af felterne, er det fordi der er valgt, at det skal være obligatorisk, at udfylde enten Sted, Projekt, Formål eller alle 3 ved postering på kontoen.
Ønsker man at ændre i numrene i f.eks. Projekt, er dette muligt ved at markere et af "Projekterne" og derefter skrive f.eks. 10 i feltet.
- Og herefter trykke på knappen "Opdatere Nr."
Numrene opdateres herefter.
Det er nu muligt at oprette nye Projekter imellem de allerede eksisterende. Dette gør det muligt, at ændre på den rækkefølge Projekterne vises i. Det samme er muligt for Sted og Formål.
Var der i stedet skrevet 2 i feltet ud for Opdatere Nr., havde det set således ud:
4. Kontoplan
Funktionen af knapperne Opret konto, Kopi af konto og Ret konto er ændret, så det nu kun er muligt, at skrive tal i feltet kontonummer. Dette har dog ingen effekt på konti der allerede har bogstaver eller tegn i nummeret.
Der er samtidig rettet, så langt de fleste indtastningsmuligheder er lavet om, så det nu i stedet skal vælges igennem en "dropdown" liste.
Samtidig er det lavet sådan, at der på moms kun er muligt at udfylde, hvis der også er valgt moms i indstillinger.
Der er på den måde elimineret en del fejlmuligheder, da det på den måde ikke længere er muligt at skrive noget forkert.
For yderligere oplysninger omkring Budgetansvarlige og Dimensioner henvises til afsnit 2.3 og 2.4.
4.1 Vis saldobalance
Ved at sætte flueben i feltet ændres billedet.
I billedet kan der vælges en periode, enten ved at klikke på et budget, hvorved perioden for saldobalancen sættes lig med perioden for det markerede budget, eller ved manuelt at indtaste en periode.
Vælges en saldobalance, for en periode uden budget, kan man vælge at printe budgettet "uden streger", hvilket vil sige at budgettet printes uden de streger, der er angivet i kontoplanen.
Vælger man i stedet en periode, hvor der også er budget, bliver det også muligt at sætte flueben i feltet "Forbrug i %".
Saldobalancen beregnes ved tryk på knappen "Beregn".
I linjen vises hvor langt beregningen er nået.
I dette tilfælde er der valgt en periode med budget, og der er sat flueben i feltet "Forbrug%".
Ønsker man at printe saldobalancen, er der indlagt flere muligheder for at printe.
Vælger man at udskrive til en fil, er der mulighed for, at vælge hvor den skal gemmes, hvad den skal hedde og om man ønsker at åbne filen.
Her er valgt et Excel regneark.
5. Kreditor
I forhold til tidligere versioner af Finans, er kreditor nu en selvstændig knap (tidligere lå både debitor og kreditor i samme knap).
5.1 Kreditorkonto
Under "Kreditor konto" er der lavet en mulighed for at få "vendt" udskriften om, således at de nyeste poster er øverst.
Dette gøres ved, at sætte flueben i feltet "Nye poster først".
5.2 Kreditorkartotek
Under "Kreditorkartotek" er der sket en del ændringer:
Det er nu muligt, at skrive kreditorens CVR, mobil, fax, e-mail og webadresse. Samtidig er der tilføjet et notafelt, hvor der kan angives yderligere oplysninger om kreditoren, hvis man skulle have behov for det.
Samtidig er der tilføjet en mulighed for at udskrive kreditorerne. Ved tryk på knappen "Udskriv" vises dette billede:
Som det fremgår, kan der vælges mellem at udskrive den valgte kreditor (den kreditor der er markeret), alle kreditorer i alfabetisk orden eller alle kreditorer i nummer orden.
Under betalingsform er det tilføjet muligheden for at vælge N for NETS Betalingsservice. Programmet et desuden ændret således, at hvis man har valgt B for Bank, så er det ikke muligt, at udfylde de felter der bruges i forbindelse med indbetalingskort.
Hvis man vælger I for Indbetalingskort, er det omvendt ikke muligt, at udfylde de felter der skal bruges ved en bankoverførsel.
Under betalingsbetingelserne har vi ændret programmet således, at man nu ikke længere selv skal finde mulighederne i vejledningen, men i stedet skal vælge dem i en dropdown-liste.
Når der er valgt en betalingsbetingelse (gælder ikke Frit valg), får man også mulighed for at udfylde feltet "dage".
Har man valgt "Frit valg" skal der ikke udfyldes noget andet, da det så vil være individuelt fra regning til regning, hvordan betalingsfristen er.
Der er ikke sket ændringer under Kreditor Betalingsoversigt.
6. Søg post
Billedet "Søg post" er ændret, så der er mulighed for at søge på de nye muligheder for budgetansvarlige og dimensioner. Der er samtidig ændret en del i udseendet af billedet:
I budgetansvarlig er der mulighed for at få vist "Dato afgrænsning". Baggrunden for dette er, at man fjerner en persons budgetansvar på en konto (og evt. sætter en ny person på), så styrer programmet dette med nogle datomarkeringer.
Tekstsøgninger er ændret, så det nu ikke længere er nødvendigt at bruge % som "jokertegn". Søgningen virker nu således, at hvis der f.eks. søges efter ordet "gæs", så starter programmet med at søge efter poster, hvor der kun står "gæs" i teksten, hvis den finder noget, så stopper søgningen. Hvis den ikke finder noget, søger den i stedet efter poster, der indeholder ordet "gæs" (f.eks. gæster), hvis den heller ikke her finder noget, søger den i stedet efter poster, der indeholder ordet "gæs" (f.eks. "forplejning til gæster").
Har man tidligere søgt på et datointerval, husker programmet dette. Det senest brugte datointerval kan "hentes frem" igen, ved at dobbeltklikke i feltet.
Som udgangspunkt vises de nyeste poster altid først i søgningen. Dette kan dog ændres ved at fjerne fluebenet i feltet "Nye poster først".
Da der nu er kommet dimensioner i kontoplanen, kan man også tilføje dimensioner til tidligere bogførte poster. Dette gøres ved at søge posterne frem og derefter trykke på knappen "Ret Dimension".
I det nye billede kan man enten vælge at rette dimensioner på alle poster i søgningen, eller kun at rette de markerede poster. Klik på knappen "Ret poster" for at rette dimensionen.
Skal der markeres flere poster, holdes CTRL knappen nede og posterne vælges ved at klikke på dem med musen.
7. Kassekladden
På grund af de nye muligheder for at sætte budgetansvarlig på konti, muligheden for dimensioner på konti mv. er der også ændret i udseendet af kassekladden.
Det er ikke længere muligt, at flytte rundt på felterne i kassekladden, eller at ændre navn på dem. I stedet er kassekladden blevet "intelligent", forstået på den måde, at de ting man ikke bruger, ikke vises. Er der ikke sat flueben i Budgetansvarlig eller Flere dimensioner, vises det ikke i kassekladden. Det samme gælder kontoplan 2 og 3, moms mv.
Ønsker man at ændre den måde kassekladden og boksen "ny post" vises på, skal boksene bare flyttes derhen man ønsker, og så er ændringerne gemt så snart man trykker på "exit".
I kassekladden vises alle de felter, der kan indtastes noget i. Ønsker man ikke at disse vises, kan visningen ændres ved tryk på knappen "Vis/skjul".
Man kan vælge, at fjerne kolonnerne enkeltvis, eller man kan sætte flueben i feltet "Skjul alle".
Når der er sat flueben, vises kun de felter, det ikke kan lade sig gøre at undgå.
Billedet "ny post" er som nævnt ændret en del. F.eks. kan der ikke længere være flueben i både "auto" og "semi".
Som tidligere nævnt vises "Sted", "Projekt" og "Formål" kun, hvis det er valgt i Indstillinger. Vælger man at bogføre på en konto, hvor det er valgt at det skal være obligatorisk at bruge "Sted", "Projekt" eller "Formål", kan det ikke lade sig gøre at bogføre på kontoen uden at udfylde dette.
Har man kun valgt at f.eks. "Projekt" er obligatorisk, vil den kun give fejl på dette. Har man på kontoen valgt, at der skal være lavet et standard valg af "Sted", "Projekt" og "Formål" (eller en kombination af disse), vil det automatisk vælges, når man har indtastet kontonummeret.
Har man valgt en budgetansvarlig på kontoen, vil dette blive vist efter kontonavnet.
Som tidligere, kan gentage en tekst fra den foregående postering ved at trykke på "*" (stjerne), men som noget nyt, er det nu muligt at gentage tidligere tekster fra kontoen, ved at trykke på "<" (mindre end). Når der er indtastet et kontonummer, og markøren er flyttet til tekstfeltet, trykkes på knappen og et pop-up billede viser de tekster, der tidligere er brugt.
Herudover kan man nu angive, hvem der har godkendt bilaget, ved at vælge personen i feltet "Godkendt af", som det fremgår, er det muligt at vælge 2 medarbejdere som godkender pr. postering.
I feltet skrives godkenderens initialer (det kræver at personen er oprettet i et kartotek med Fornavne, Efternavn og Initial i et kartotek). Hvis der skrives initialer i feltet, som ikke findes i listen, vil systemet i stedet foreslå de initialer, der ligger tættest på den indtastede bogstavkombination.
Man kan også få vist en liste over mulige godkendere ved at trykke på "*" (stjerne).
Ønsker man at vælge kreditor før der vælges konto, er dette nu muligt. Klik på spørgsmålstegnet ud for Kreditorspecifikation, vælg kreditorkartotek og derefter vælges en kreditor fra listen.
Har man ændret på forfaldsdatoen på en kreditorpost, og er den nye forfaldsdato mere end 180 dage over den forfaldsdato der er angivet på kreditoren, vises denne advarsel. Antallet af dage svarer til de dage, der er angivet i Indstillinger.
Har man valgt en kreditor og udfyldt noget i kortart, kræver systemet, at der også står noget i betaler-ID og kreditor konto.
Tilsvarende vises en fejlmeddelelse, hvis det kun er Betaler ID eller Kreditor konto der ikke er udfyldt.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.