Sidst opdateret i 2003
Indhold
6. Kontoplanen og dens opbygning
10. De enkelte felter/knapper/meddelelser
15. Notebaseret regnskabsudskrift
17. Datakoder til redigerbare regnskabs-udskrifter
18. Datakoder til Debitor/Kreditor udskrifter
1. Adgangsrettigheder
Når Donna tages i brug, skal der oprettes en række adgangskoder. Adgangskontrollen til Donna er udbygget, idet der nu er adgang til, at flere brugere kan bogføre samtidig, ligesom der har været et ønske om, at nogle brugere skal kunne benytte Budget og Noteregnskab uden adgang til selve kassekladden.
Programnavne under Donna
- Donna Bogføringsprogram
- Budget Budget i Donna
- Note Noteregnskab i Donna
- Anlæg Anlæg - hvis dette program er anskaffet
Opret/ret/slet bruger
Fra programskallen vælges system - Brugertabel - windows systemer.
Gentag samme procedure med programmerne Budget + Note.
Den bruger, som er ansvarlig for disse brugeradgange, kan altid rette, slette eller oprette en ny bruger.
Det er ret vigtigt, at disse brugeradgange oprettes og vedligeholdes.
Status
Generelt
Under regnskabsstatus indtastes oplysninger vedrørende de generelle opsætninger af regnskabsprogrammet. Endvidere findes her funktioner, som f.eks. kun foretages en gang om året - årsafslutning - sletning af poster mv.
Opsætning af momskoder + Statuskonti til kasse, bank giro mv. sker ligeledes under regnskabs-stautus.
Rapporteringsperiode fra - til
Rapporteringsperioden styrer udskrifterne. Hvis ikke andet indsættes ved udskrivning, vil udskriftsperioden være = rapporteringsperioden. I de fleste udskrifter er det muligt, at indtaste andre perioder, men programmet foreslår altid rapporteringsperioden.
Posteringer tilladt fra - til
"Posteringer tilladt fra - til" afgrænser mulighederne for manuelle indtastninger i kassekladden. Datoerne kan rettes. Ved årsskiftet er det hensigtsmæssigt, at kunne bogføre i to regnskabsår. Datoerne rettes f.eks. til 01.10.02 - 01.05.03.
Denne indtastning betyder, at der kan bogføres i perioden 1. oktober 2002 til 1. maj 2003. Den første dato betyder, at der ikke ved en fejl, kan bogføres i januar måned i det forgangne år, og den sidste betyder, at der vil komme en fejlmeddelelse, når programmet kommer til 1. maj. Denne fejl betyder, at skolen ikke har lavet årsafslutning for det foregående regnskabsår.
Indeværende regnskabsår fra - til
Indeværende regnskabsår bør aldrig rettes manuelt. Ved funktionen "Årsafslutning" ændres datoerne automatisk til det efterfølgende regnskabsår. Hvis der er gennemført en årsafslutning og man opdager fejl eller mangler i det gamle regnskab, rettes alle tre datosæt tilbage til det gamle regnskabsår - der efterposteres - hvorefter der foretages en ny årsafslutning. Den sidste årsafslutning medtager kun efterposteringerne.
Moms
I regnskabet kan indsættes tre forskellige moms procenter. Når oplysningerne er indsat i Regnskabsstatus, kodes den enkelte konto i kontoplanen, hvilken momssats der skal være gældende for den konto.
Antal kopier posteringsjournal
Den enkelte skole kan selv bestemme antallet af kopier, der udskrives efter hver bogføring. Antal kopier gælder både for posteringsjournaler samt for afstemningsjournaler. Der kan efter en bogføring genudskrives en journal.
Antal kopier - faktura
Det ønskede antal indtastes.
Sidste fakturanummer
Ved fakturering indsættes et fakturanummer på fakturaen, når denne bogføres. Normalt følger programmet den automatiske nummerering, men brugeren kan f.eks. nulstille fakturanummereringen.
Sidste fakturanummer
Ved fakturering indsættes et fakturanummer på fakturaen, når denne bogføres. Normalt følger programmet den automatiske nummerering, men brugeren kan f.eks. nulstille fakturanummereringen.
Sidste bilagsnummer - fakturabilag - systembilag
Brugeren bestemmer selv bilagsnummereringen for manuelle posteringer. Under Regnskabs-status vises blot det seneste anvendte nummer. Manuelle bilagsnumre går fra 1 - 19.999. De manuelle bilagsnumre skal nulstilles manuelt af brugeren i forbindelse med et nyt finansår.
Status - konti
Under status-konti skal indsættes oplysninger om de pengekonti, som programmet skal benytte. Har skolen kun én bankkonto indsættes denne. Har skolen flere forskellige konti, som benyttes til betalinger, lønninger og skolepengeindbetalinger, skal alle indsættes. Benytter skolen PBS eller FI-kort bør den konto, som er tilknyttet PBS eller FI-kortindbetalingerne indsættes som nummer 1.
Endvidere skal her indsættes konto for årsafslutning samt fejlkonto.
2. Årsafslutning - generelt
Funktionen "Årsafslutning" afslutter det regnskabsår, som står i "Indeværende regnskabsår". Rent teknisk foretager programmet følgende:
- alle poster på de konti, som er resultatkonti nulstilles. Resultatet overføres til kontoen for "Årsafslutning" eller "Årets resultat" i kontoplanen.
- alle poster på de konti, som er statuskonti gennemregnes og programmet starter det nye finansår med en primosaldo.
Det er muligt at lave funktionen "Årsafslutning" lige så ofte, som der er behov for det.
Årsafslutning
Under "Regnskabsår" klikkes på .
Skifte regnskabsår
Inden skolen kan skifte fra et regnskabsår til et andet, skal følgende være foretaget:
- Alle rater forfaldne i regnskabsåret, der skal afsluttes, skal være opkrævet og bogført.
- Alle budgetposter forfaldne i regnskabsåret, der skal afsluttes, skal være opkrævet og bogført.
- Periodisering for det antal uger i gammelt regnskabsår skal være overført (Gælder kun kostskoler).
Bogføring i to regnskabsår
Det er muligt at bogføre i to regnskabsår samtidig. Datoerne for posteringer tilpasses i Regnskabs-status.
Herefter er det den aktuelle bogføringsdato, som er afgørende for, om en post kommer med i det nye regnskabsår eller i det gamle regnskabsår. Bogføres på den 31-12-2001 vil posten blive medtaget i en årsafslutning for det gamle regnskabsår. Bogføres på f.eks. 10-04-2002, vil posten ikke blive medtaget i årsafslutningen af 2001, men forblive som en post i det nye regnskabsår.
Efterposteringer efter årsafslutning
Hvis skolen har gennemført en årsafslutning, og der herefter skal efterposteres, skal alle tre sæt datoer rettes tilbage til det gamle regnskabsår. Herefter foretages efterposteringerne. Når dette er sket, foretages igen en årsafslutning. Herved overføres efterposteringerne til årets resultat eller til statusposternes primosaldo.
NB! Der må ALDRIG foretages en manuel rettelse af datoerne tilbage til det nye regnskabsår.
3. Sletning af poster - generelt
"Sletning af poster" benyttes én eller to gange om året til oprydning i finansposter + debitor/kreditorposter. Ved sletning fjernes alle poster inden for det indtastede tidsinterval, og der dannes en sumpost i debet eller kredit. Denne sumpost skal slettes ved næste sletning. Derfor vil et sæt typiske slettedatoer se således ud:
Første sletning 01-01-1995 - 31-12-2000
Næste sletning 01-01-2000 - 31-12-2001
Startdatoen betyder, at programmet sletter den sumpost, som blev dannet ved sidste sletning osv.
Afslut indtastningerne med "OK, slet poster".
Eksempler på sletning
4. Debitor/kreditor
Under menupunktet debitor/kreditor indsættes oplysninger om standard kartoteker for debitor + kreditor. Er disse oplysninger indsæt vil programmet i nogle udskriftfunktioner selv foreslå disse kartoteker. Endvidere indsættes oplysninger om "kreditor Kundegrupper". Disse oplysninger benyttes i Monni.
Kreditor Kontogrupper benyttes til opdeling af kreditorerne. Normalt vil kontogruppe 6 være samlekontoen for de almindelige kreditorer og de øvrige benyttes til sammenknytning med Monni og kreditorsystemet.
5. Kontoplan
Kontoplanen generelt
Donna programmet indeholder en standardkontoplan, som er tilpasset ministeriets regnskabscirkulære. Kontoplanen er standardkontoplan for hele EDB-Brugsens system. Det betyder, at der kun skal oprettes/vedligeholdes én kontoplan for alle programmer. Ved levering af programmet følger en standardkontoplan, for den skoleform som skolen tilhører. Ønsker skolen ikke at benytte denne kontoplan, kan den slettes og skolen oprettes sin egen.
6. Kontoplanen og dens opbygning
Når kontoplanen skal opbygges skal følgende tilrettes:
- Kontoens nummer
- Kontoens tekst
- Momskode
- Niveau
- Streg
- Skip
- Debitor/kreditor specifikation
- Afdelingskode
- Kontoens art
Kontoens nummer
Kontoens nummer er kontoens identifikation, og der kan ikke være to konti med samme nummer. Feltet er venstrestille, fordi kontoplanen er numerisk hierarkisk opbygget, hvilket kan illustreres således:
Kontonummer 00998
Kontonummer 00999
Kontonummer 01000
Kontonummer 01100 osv.
Dette giver mange udbygningsmuligheder, blot man husker, at det er cifrets værdi til højre, der er afgørende for, hvor kontoen bliver placeret.
Kontoens tekst
Kontoens tekst kan indeholde 30 tegn. Det er vigtigt, at skolen benytter passende tekster, idet der flere steder i programmet er muligheder for at søge på kontoens tekst.
Kontoart
Kan være Resultat og Status. Kontoarten har betydning for, hvordan kontoen behandles under årsafslutning, idet alle resultatkonti bliver nulstillet. Det gør statuskontiene ikke.
Momskoder
Under Regnskabs-status angives moms % for de tre kodemuligheder. For at systemet automatisk skal kunne beregne momsen med den rigtige % sats, skal der på den enkelte konto.
Momskoderne er:
- Indgående moms I, J og K
- Udgående moms U, V og X
- For moms % 1 er koderne I for indgående afgift og U for udgående afgift
- For moms % 2 er koderne J for indgående afgift og V for udgående afgift
- For moms % 3 er koderne K for indgående afgift og X for udgående afgift
Beregner skolen variabel % - sats - delvis momsrefusion - indsættes moms % ud fra følgende formel:
X = 100 x P/125 - P = Moms %
Eksempel:
Hvis moms % er 25% og skolen skal have refunderet 4% vil formlen se således ud:
X = 100 x 4/125 - 4 = 3.306 %
I Regnskabs-status indsættes 3.306 i den aktuelle momskode.
Niveau
Når en konto oprettes, skal der indsættes en kode for kontoens niveau. Niveauerne opdeles i tre kategorier:
- Overskrift - niveau
- Bogførings - niveau
- Sammentællings - niveau
Overskrift/kommentar - niveau
Ved redigering af skolens kontoplan tilpasses ligeledes de saldolister, som udskrives af skolens finansregnskab. Niveauerne er derfor med til, at gøre disse udskrifter overskuelige, samt indsætte tekster, som overskrifter for de enkelte afsnit.
Niveau K: - er en kommentar, der kommer med på alle udskrifter på niveau 3 og derunder
Niveau T: - er en tekst, der kommer med på alle overskrifter på niveau 4 og derover.
Niveau "blank": - er en overskrift, der kommer med på alle udskrifter uanset niveau.
Bogføringsniveau
Niveau 0 - 1 er niveauer, hvorpå der kan bogføres og skal derfor angives på alle konti, hvor der skal ske bogføring. Det normale bogføringsniveau er 1. Niveau 0 benyttes kun i tilfælde, hvor man ønsker at føre et meget detaljeret regnskab og ved udskrivning af saldolister, ønsker at udelade disse konti.
Sammentællings - /Totalniveau
Niveaukode angiver, hvilken type konto der arbejdes med.
Niveau "ingenting" er ikke en konto, men en overskrift eller en kommentar.
Niveau 0 og 1 er konti, som der kan bogføres på.
Niveau 2 til 9 er totalkonti, som har til formål, at sammentælle totaler ved udskrift af en saldobalance.
Princippet i totaler er, at f.eks. "Niveau 4" vil udskive summen af samtlige konti siden den sidste konto med niveau 4 (eller højere) og "Niveau 5" vil udskrive summen af samtlige konti fra sidste niveau 5 (eller højere).
I standardkontoplanen er de 4 øverste niveauer indlagt som:
Niveau 7: - indtægter i alt, udgifter i alt, aktiver i alt og passiver i alt.
Niveau 8: - driftsresultat, status i alt.
Niveau 9: - afstemning af balancen.
Disse niveauer bør kun i særlige tilfælde ændres.
Streg
Stregkoden benyttes til at gøre udskriften af kontoplan, saldobalance mv. mere overskuelige, ved at indsætte en vandret streg i udskriften lige efter den konto, hvor koden er angivet. Stregkode "=" vil f.eks. udskrive denne streg "============".
Skip
Funktionen "Skip" benyttes til at indsætte tomme linjer eller skifte side efter en bestemt konto.
Skip linje L: - angiver, at der skal indsættes en tom linje i kontoplanen/saldolisterne efter kontoen.
Skip side S: - angiver, at der efter kontoen I kontoplanen/saldolisterne skal skiftes til en ny side.
Skip niveau: - kan benyttes i stedet for "Skip S". Skal der ske et sideskifte efter alle konti med niveau 7 indsættes skip 7.
Debitor - /kreditorspecifikation
En konto kan tilknyttes til et bestemt kartotek. Dette benyttes på status - og kun på statuskonti - til f.eks. Konto for egenbetaling, kommunestøtte, statsstøtte, forældrebetaling, kreditor, lønkonti osv. Tilknytningen betyder, at en bogføring på denne konto skal have oplysninger om, hvem i det aktuelle kartotek, der berøres ved bogføringen. Konti med tilknytning til et kartotek bør ikke genbruges før alle poster fra tidligere finansår er slettet.
Startdato/slutdato
Ved Startdato og slutdato kan man angive, hvornår en bestemt konto tages i brug - og hvornår den går ud af brug. Denne afgrænsning har kun betydning for, om kontoen kan vælges ved indtastning i kassekladden. Benyttes en konto af andre systemer f.eks. Monni, Elevbetalinger mv. tages ikke hensyn til denne datoafgrænsning.
7. Opret konto
Når der skal oprettes en ny konto, kan dette gøres på to måder:
- Opret ny konto
- Opret kopi af eksisterende konto
Opret ny konto
Kontoens oplysninger indtastes:
Den nye konto er oprettet og vises med det samme i kontoplanen. Er den ikke placeret det rigtige sted, kan kontoen slettes og oprettes med et rigtige nummer igen. NB! Et kontonummer kan ikke rettes.
Opret kopi af konto
Fordelen ved at oprette en ny konto, som et kopi af en allerede eksisterende konto er, at grundoplysningerne allerede findes på den eksisterende konto. Ulempen er, at får man ikke rettet alle oplysninger, kan kontoen virke forkert, f.eks. vedrørende debitor/kreditor specifikationer.
Vælg den konto der skal kopieres. Klik på "Kopi af konto".
Ret konto
En konto kan rettes under visse forudsætninger:
Kontoens tekst, streg og skip kan altid rettes.
Nummer, kontoart, niveau, momskode, debitor/kreditor - kan aldrig rettes, hvis der er bogført på kontoen.
Vil man rette en konto markér i
Herefter udvides skærmbilledet.
Når der markeres i "Vis Poster", undersøger programmet, om en konto kan slettes/rettes. Hvis kontoen kan slettes tænder knappen "Slet konto". Er denne knap ikke tændt, kan kontoen ikke slettes - enten fordi der er poster eller saldoen ikke er 0.
Tændes knappen "Ret konto", må kontoen rettes efter bestemte regler - se senere.
Klik på
Afslut med "OK".
Slet konto
En konto kan nedlægges/slettes fra kontoplanen, hvis kontoens saldo er 0 eller tom. Hvis en konto er tilknyttet et kartotek, kan kontoen først nedlægges når:
Kontoens saldo er 0.
At alle poster på det aktuelle debitor/kreditorkartotek er slettet.
At alle poster på kontoen er slettet.
Klik på
De aktuelle poster skal slettes. Herefter kan kontoen nedlægges. - Se under "Slet poster".
Er reglerne for nedlæggelse af en konto opfyldt, klikkes på "Slet konto"... svares OK til advarslen nedlægges kontoen.
Opslag på konto
Opslag på den enkelte kontos posteringer sker automatisk, når kontoplanen åbnes.
I øverste højre afsnit gives en række informationer fra kontoen.
Kontoplan Dato afgrænsning
Datoerne "Primo pr:" og "Ultimo pr:" har betydning for beregningen af de saldofelter, som står til højre i skærmbilledet. Det betyder, at alle poster, hvis dato ligger før primodatoen, optælles i den øverste linje. Poster som ligger mellem primodatoen og ultimodatoen, i perioden, optælles i den midterste linje. Den sidste linje er summen af primo og perioden. Poster hvis dato ligger efter ultimo tælles ikke med.
Ændres datoerne overføres disse til Udskriftsbilledet, når man klikker på "Print". Datoerne kan ændres inden man udskriver.
Kontoplan budgetsammenligning
Samtidig med at man kan se oplysninger om bogførte poster, vises en budgetsammenligning, under forudsætning af, at der er oprettet et budget.
Hvis feltet budgetudgave er udfyldt, vises budgetsaldoen på Ultimodatoen. Endvidere vises hvor meget der er brugt - Regnskabssaldoen i % af budgetsaldoen.
Fordeling på kontoplaner
Hvis man ønsker at se poster, som er bogført på en konto i kontoplan 2 og 3 (se kontoplan 2 og 3) markeres i "Vis Poster". Herefter klikkes på .
Klikkes på "Print", udskrives oplysningerne til skærm/printer.
Søg og sorter i kontoplan
Som noget nyt, er der indført muligheden for, at søge/sortere oplysninger i kontoplanen. Der kan søges på:
- Kontonummer
- Kontotekst
- Kartotekskode
De fremsøgte oplysninger kan herefter udskrives på skærm og/eller printer.
Søgning på kontonummer
Når det er markeret, at der ønskes en søgning på kontonummer, kan der indtastes et nummer i søgefeltet. Indtastes f.eks. 001, vil programmet begynde at søge allerede efter første indtastning. Når det aktuelle kontonummer er fundet, standser søgningen.
Ønskes en gruppe af konti indtastes f.eks. 001 - 005 hvilket betyder, at alle konti i dette interval vises. Denne søgning har betydning for bl.a. hvilke konti, der udskrives under "Print".
Søgning på kontotekst
Markeres under søgning, at der skal søges/sorteres på en bestemt tekst, indtaster man søgeværdien, hvorefter programmet vil starte søgningen.
Indtastes f.eks. M, vil programmet finde alle de konti, som begynder med M. Skrives efterfølgende Ma, vil programmet frasortere alle konti med M, som ikke har nummer to bogstav a. Herved kan man søge/sortere på næsten alle tekster i kontoplanen.
Som beskrevet ovenfor, har søgningen/sorteringen betydning for udskrivning af saldolister mv. Det betyder, at hvis alle tekster på konti, som indeholder lønninger begynder med ordet Løn, vil man kunne udskrive en saldobalance på samtlige konti, som indeholder lønudgifter.
I nedenstående eksempel er indtastet teksten "Stat".
Søgning på kartotekskode
Markér "Kartotek". Indtast herefter en kartotekskode som søgeværdi. Nu vises alle konti, som har tilknytning til dette kartotek. I eksemplet herunder er indtastet AK.
Import af Kontoplan
Det er muligt at importere en kontoplan f.eks. fra et regneark eller et andet system. Forudsætningen er, at den fil der importeres, er en - kommafil. Indeholder importfilen semikolon som første tegn, betragtes semikolon som skilletegn.
Hvis et datafelt, f.eks. Kontoens tekstfelt, indeholder et komma, skal feltet være omgivet af anførselstegn.
Eksempel:
0025, "Tilskud, kurser" eller 0025, ´Tilskud, Kurser´.
Hvis alle importerede kontonumre skal have en fast længde, f.eks. 5 cifre, kan man skrive ´5´ i feltet til fast længde. Derved forlænges alle kontonumre til 5 cifre med foranstillede nuller. Hvis man ikke skriver noget i feltet, ændres kontonumrene ikke.
Man kan angive, hvilket interval af kontonumre, der er statuskonti.
Kontonumre, der ikke ligger i det angivne interval, oprettes som resultat-konti.
Hvis kontoplanen ikke er tom ved import, kan man inden importen begynder, slette alle eksisterende kontonumre, som der ikke er poster til. Hvis der ingen poster er i systemet, kan man derfor slette alle eksisterende kontonumre.
Hvis et kontonummer findes i kontoplanen i forvejen, oprettes det ikke, men der kommer en fejlmeddelelse.
Alle importerede kontonumre oprettes med niveaukode 1.
Når importen er færdig, skal kontoplanen tilpasses med niveauer, kontoart mv.
8. Kontoplan 2 + 3
Generelt
Gamle Donnas "Projektkode" er i den nye version af Donna afløst af muligheden for, at bogføre i flere kontoplaner. Et bilag skal altid bogføres i den primære kontoplan - det er et krav. Hvis man ønsker underliggende specifikationer, er det muligt at oprette konti i kontoplan nummer to og tre. Sammenkoblingen mellem en konto i kontoplan 1 og kontoplan 2 eller 3, sker i kassekladden på den enkelte bilag.
Oprette/rette og slette konti i kontoplan nummer 2 + 3 er identisk med de funktioner, som findes i kontoplan 1. Se under denne ved oprettelse - rettelse og sletning.
Eksempel:
- En skole opdeler deres undervisningskonti, således at alle danskhold har et beløb til rådighed, alle matematikhold har deres budget osv. Denne opdeling giver mange konti i kontoplanen. Dette kan nu løses på den måde, at der i den primære kontoplan er én konto for dansk, og i kontoplan nummer to, oprettes en konto for hver klasse.
- En skole skal renovere deres køkken/bygge nyt. Her kan oprettes en konto i skolens regnskab:
Brug af kontoplan 2 + 3
Sammenbindingen mellem kontoplanerne sker via det bilag, der bogføres i kassekladden.
Print kontooplysninger
Under kontoplan kan udskrives:
- Kontoplan
- Kontoudtog aktuelle konto
- Saldobalance for alle viste konti
- Kontoudtog for alle viste konti
- Kontoplanen
Printmenuen indeholder to muligheder:
Uden "Vis poster"
Med "Vis poster"
Uden "Vis poster"
Klik på "Print".
Følgende udskriftsmenu vises. Her kan kun udskrives en kontoplan.
Med "Vis poster"
Markeres "Vis poster" og derefter klikkes på "Print", fremkommer en udbygget printmenu.
Saldobalance for alle viste konti
Vælges denne udskrift udskrives alle de konti, som i venstre side af kontoplanoversigten vises. Har brugeren søgt/sorteret f.eks. alle konti for skolens bygninger betyder ".... for alle viste konti", at det kun er disse konti, der udskrives oplysninger på.
Søgning/sortering i kontoplanen har altså betydning for, hvor mange og hvilke konti, der udskrives oplysninger på. Ønskes alle konti, skal der ikke søges/sorteres inden udskriften.
Kontoudtog for alle viste konti
Vælges kontoudtog for alle viste konti, sker afgrænsningen på samme måde, som beskrevet ovenfor under Saldobalance.
9. Kassekladde
Generelt
I det nye Donna er der indsat 4 kassekladder:
3 til manuel indtastning og 1 systemklassekladde, hvor der ikke manuelt kan rettes eller posteres.
Det nye kassekladder betyder, at der kan bogføres manuelt af tre personer, samtidig med at en 4. person overfører f.eks. skolepenge til systemkassekladden.
Alle systemoverførsler går ikke længere igennem de manuelle kassekladder, men til systemkassekladden.
Der er i princippet ingen forbindelse mellem de tre manuelle kassekladder indbyrdes, ligesom der heller ikke er forbindelse mellem de manuelle kassekladder og systemkassekladden,
Ved manuelle indtastninger i de tre kassekladder, skal brugeren være opmærksom på, at der ingen forbindelse er mellem bilagsnummereringen. Brugeren skal altså manuelt holde styr på, hvilke bilagsnumre der benyttes i den enkelte kassekladde.
I kassekladde nummer 1, vises saldoen på de afstemningskonti, der er indsat under Regnskabs-status.
I kassekladde 2 + 3, vises saldoen på pengekontiene, men kun efter de bevægelser, som er indtastet i den aktuelle kassekladde.
Systemkassekladden indeholder de poster, der genereres af de forskellige systemer, som lægger poster til bogføring. Denne kassekladde skal/kan man ikke rette i, men man har mulighed for at se, hvilke poster f.eks. Betaling af Kreditorer, har dannet.
Den fysiske bogføring foretages fra hver enkelt kassekladde. Der er ingen krav om, at alle tre kassekladder skal tømmes samtidig. Dette betyder, at der kan indtastes poster i f.eks. Kassekladde nummer 2 - som blot skal bogføres én gang om måneden. Et andet eksempel kunne være, at der ved årsskiftet bliver bogført i det nye år i kassekladde nummer 1 og i det gamle år i kassekladde nummer to osv.
Kassekladde valg
Før en kassekladde åbnes, skal man vælge, hvilken kassekladde man ønsker at arbejde i.
For hver kassekladde findes der tre funktioner:
Åbne Kassekladde: Åbner den valgte kassekladde for indtastning og gennemsyn
Check Kassekladde: Kontrollerer den pågældende kassekladde for, om debet og kredit stemmer, og om kontonumrene er kendt i kontoplanen.
Bogfør Kassekladde: Starter bogførings-programmet, som bogfører den pågældende kassekladde.
Genudskriv journal
Knappen ´Genudskriv journal nummer´ genudskriver en journal, som tidligere er bogført. Inden man kan gøre dette, skal man indtaste nummeret på den ønskede journal.
En genudskrevet journal er ikke nødvendigvis helt magen til den oprindelige journal, fordi den udskrives på grundlag af bogførte poster.
Dels vil posterne altid udskrives i dato-orden (hvad de nødvendigvis ikke blev oprindeligt) - og dels vil en post i kassekladden, med både Debetkonto og Kreditkonto udfyldt, blive bogført som to poster.
Optaget kassekladde
Hvis en kassekladde er optaget af en anden bruger, vises dette ud for kassekladden.
Åben Kassekladde
Når der valgt kassekladde, åbnes indtastningsbilledet sammen med kassekladden.
Indtastningsbilledet kan tilpasses individuelle ønsker - se redigér kassekladde.
Indtastning i kassekladden
Ved de daglige indtastninger i kassekladden, er en række genvejsfunktioner. Disse beskrives i nedenstående skema.
10. De enkelte felter/knapper/meddelelser
Datofeltet:
Indtastningen af dato kan ske ved f.eks. almindelig indtastning 091202. Programmet vil, når feltet forlades, indsætte det rigtige datoformat.
Ved oprettelse af en ny post sættes datoen = datoen fra den foregående post (Dags dato i den første post).
Indtastes 2 cifre f.eks. 09, opfattes disse som dagen, og kombineres med måned og år fra den foregående post.
Indtastes 4 cifre f.eks. 0912, opfattes dette som dag + måned, og kombineres med året fra den foregående post.
Indtastes alle 6 cifre, opfattes dette som en dato og indsættes ved posten.
Indtastes en * i feltet, vil datoen fra den foregående post blive indsat.
Der kan manuelt fremdateres. Dette betyder, at der kan indtastes poster, som bogføres på en fremtidig dato (bliver liggende i kassekladden, indtil den aktuelle dato nås).
NB! Ændringen i datofeltet sker først, når feltet forlades.
Den anførte bogføringsdato har flere funktioner:
Den dato posten bogføres.
Den dato, hvor programmet undersøger om posten er inden for det datointerval, som er tilladt at bogføre i.
Den dato, hvor programmet undersøger om kontoens gyldighedsdatoer er tilladte.
Bogføringsdatoen skal være inden for det interval, som er indsat i Regnskabs-status under posteringer tilladt fra - til.
Bilag:
Dette felt opdateres automatisk af systemet - afhængig af, om felterne "Auto" eller "Semi" er markeret.
Auto = Bilagsnummeret forøges med 1 for hver ny post.
Semi = Bilagsnummeret forøges med 1 hver gang summen af Debet og Kredit stemmer.
Hverken Auto eller Semi = manuel bilagsnummerering.
Indtastes en * i feltet, indsættes bilagsnummeret fra den foregående post.
Auto:
Automatisk bilagsnummerering. Er dette felt markeret forøges bilagsnummeret automatisk med 1 ved hver ny post.
Semi:
Delvis automatisk bilagsnummerering. Markeres "Semi" og ikke "Auto", vil bilagsnummeret blive forøget med 1, når debet og kredit går i 0.
Debetkonto:
I feltet indtastes postens debetkonto.
Indtastes en * indsættes kontonummeret fra den foregående post.
Indtastes 1*, 2*, 3*, 4* eller 5* indsættes én af de 5 faste pengekonti, som er indsat under status (Kasse, Bank, Giro).
Indtastes et andet nummer f.eks. 046* vil systemet slå op i kontoplanen på det kontonummer.
Indtastes derimod en tekst f.eks. Kred*, vil programmet slå op på den første konto, hvis tekst begynder med Kred.
Indtastes + i feltet indsættes både kontonummer og specifikation fra den foregående post.
Indtastes en konto med kobling til et kartotek, vises indholdet af dette kartotek med det samme på skærmen. Dette benyttes til skolepenge + kreditorsystemet.
Kreditkonto:
I feltet indtastes postens kreditkonto.
Indtastes en * indsættes kontonummeret fra den foregående post.
Indtastes 1*, 2*, 3*, 4* eller 5* indsættes én af de 5 faste pengekonti, som er indsat under status (Kasse, Bank, Giro).
Indtastes et andet nummer f.eks. 046* vil systemet slå op i kontoplanen på det kontonummer.
Indtastes derimod en tekst f.eks. Kred*, vil programmet slå op på den første konto, hvis tekst begynder med Kred.
Indtastes + i feltet indsættes både kontonummer og specifikation fra den foregående post.
Indtastes en konto med kobling til et kartotek, vises indholdet af dette kartotek med det samme på skærmen. Dette benyttes til skolepenge + kreditorsystemet.
Beløb:
I feltet indtastes postens beløb. Ved hele kroner behøver man ikke taste .00.
Indtastes en * indsættes beløbet fra den foregående post.
Debettekst:
Her indtastes postens tekst.
Indtastes * indsættes teksten fra den foregående post.
Indtastes + indsættes teksten fra debetkontoen.
Indtastes - indsættes teksten fra kreditkontoen.
Indtastes s+ indsættes teksten fra specifikation til debetkontoen.
Indtastes s- indsættes teksten fra specifikation til kreditkontoen.
Indsættes en tekst i debettekst og ingen tekst i kredittekst, kopieres debetteksten til kredittekst.
Indsættes en tekst i begge tekstfelter, vil posten blive oprettet med to tekster. Den ene på debetkontoen og den anden på kreditkontoen.
Kredittekst:
Her indtastes postens tekst.
Indtastes * indsættes teksten fra den foregående post.
Indtastes + indsættes teksten fra debetkontoen.
Indtastes - indsættes teksten fra kreditkontoen.
Indtastes s+ indsættes teksten fra specifikation til debetkontoen.
Indtastes s- indsættes teksten fra specifikation til kreditkontoen.
Indsættes en tekst i debettekst og ingen tekst i kredittekst, kopieres debetteksten til kredittekst.
Indsættes en tekst i begge tekstfelter, vil posten blive oprettet med to tekster. Den ene på debetkontoen og den anden på kreditkontoen.
Debitorspecifikation:
Hvis debetkontoen har en tilknyttet kartotekskode, skal debitor angives her.
Programmet åbner automatisk kartoteket, hvorefter den aktuelle debitor kan søges/udpeges.
Se endvidere gennemgang af debitor/kreditor - indtastninger.
Kreditorspecifikation:
Hvis kreditkontoen har en tilknyttet kartotekskode, skal kreditor angives her.
Programmet åbner automatisk kartoteket, hvorefter den aktuelle kreditor kan søges/udpeges.
Se endvidere gennemgang af debitor/kreditor - indtastninger.
Kortart:
Dette felt benyttes kun, hvis skolen benytter kreditorstyring. Hvis en kreditorbetaling har følgende koder: 01, 04, 15, 40, 71, 73 og 75.
Betalerid:
Hvis kortartkoden indeholder en kode for et betalingskort, som indebærer en batalerid, er dette felt aktivt. Her indtastes den 15 eller 16 cifrede kode.
Feltet indeholder modulskontrol, hvilket betyder, at der fremkommer en fejlmeddelelse, hvis koden ikke er rigtig.
Kredkonto:
Dette felt kan indeholde et Giro-nummer (FI-kortnummer) eller en bankkontonummer. Et bankkontonummer består af 4 cifre, som bank reg. nr. efterfulgt af en bindestreg, herefter selve banknummeret. 1199 - 12345678. Det er bindestregen i position 5, der afgør, om der er tale om et bankkontonummer.
Tekst til kreditor:
Dette felt indeholder den tekst, som skal meddeles kreditor ved betaling af posten.
Ved FI-kort slukkes dette felt, idet der ikke skal medsendes en tekst.
NB! HUSK, at der er forskellige længder på dette felt, afhængig af, hvilket banksystem der benyttes.
Egen tekst:
Dette felt kan indeholde en tekst, som kommer på eget kontoudtog fra banken ved betaling af kreditor. NB! HUSK, at der er forskellige længder på dette felt, afhængig af, hvilket banksystem der benyttes.
Forfald:
Når den aktuelle kreditor er fundet i Kreditorspecifikation, beregnes forfaldsdatoen ud fra kreditors betalingsbetingelser og den indtastede dato i datofeltet. NB! Feltet kan overskrives.
Debet 2/Kredit 2
I disse to felter kan man indtaste hhv. debetkonto/kreditkonto, hvis en post skal indgå i der regnskab, som kontoplan 2 indeholder. Klikkes på ? laves opslag på kontoplanen.
Debet 3/Kredit 3
I disse to felter kan man indtaste hhv. debetkonto/kreditkonto, hvis en post skal indgå i der regnskab, som kontoplan 3 indeholder. Klikkes på ? laves opslag på kontoplanen.
Arbejdsgang ved indtastning i kassekladden
Vi har under vores test af Donna erfaret, at sekretærens arbejdsgang, vedrørende bogføring, er meget forskellig. Kassekladden kan tilpasses den enkelte brugers arbejdsgang. Herunder beskrives arbejdsgangen for de enkelte felter.
Det vil i praksis altid være hurtigst at bogføre, når alle bilag er konteret og evt. debitor/kreditor med forfaldsdato, er påført bilaget inden indtastningen.
Ved indtastning af en ny post, indtastes en dato, herefter et bilagsnummer.
Der kan skiftes fra felt til felt på følgende måde:
Tab-tasten
F12
Musen
NB! Felterne ændres først, når feltet forlades.
I Debet kan tastes kontonummer eller et nummer efterfulgt af en *. Herefter foretages opslag i kontoplanen.
Indtastes f.eks. 046*, vil programmet finde den første konto med nummer 046, hvis denne findes i kontoplanen.
Indtastes i stedet en tekst efterfulgt af en *, vil programmet slå op på kontoens tekst i stedet for nummer.
Indtastes f.eks. Pro* finder programmet den første konto, hvis tekst begynder med Pro.
Opslag i Kontoplan
Det er muligt at foretage opslag i kontoplanen ved at klikke på ?.
NB! Ved søgning er det underordnet, om der indtastes store eller små bogstaver.
Der kan ikke oprettes/slettes/rettes konti i kontoplanen ved disse opslag.
Tekstfelter
I tekstfelterne indsættes den tekst, som brugeren ønsker - f.eks. på kontoudtog, posteringsjournaler mv. Mange brugere ønsker at kunne indsætte én tekst på debetposten og en anden på kreditposten. Det sker ud fra følgende tekstindtastninger:
Hvis der er en tekst i debettekst, og ingen tekst i kredittekst, indsættes teksten på begge poster.
Hvis der er en tekst i begge felter - indsættes teksten på hver sin post.
Se endvidere oversigten over automatisk indsættelse af tekster.
Nedenstående linje benyttes kun, hvis skolen bruger kreditorstyring. Gennemgangen af denne linje + felternes betydning (se under kreditorstyring).
Søg debitor-/kreditorspecifikation
Ved indtastning af skolepenge, andre debitorer, faktura til kreditor mv., skal der indsættes oplysninger vedrørende debitor/kreditor.
Arbejdsgangen for debitor/kreditor er den samme, derfor gennemgås disse to under ét.
Der er to måder at hente elev/kreditoroplysninger på:
Indtastes en samlekonto for f.eks. skolepenge i kreditfeltet, åbnes automatisk det kartotek, som er tilknyttet denne konto. Herfra udvælges elev/kreditor og oplysningerne indsættes i felterne.
Indtastes i stedet under debitorspecifikationen en kartotekskode.
Herefter vises det kartoteks, som der søges på.
Elevens/kreditors navn indsættes i specifikationen. Samtidig indsættes kontonummeret for kartotekstilknytningen i enten debet eller kredit.
Kontoplan 2 og 3
Hvis en indtastning i kassekladden skal bogføres på en konto i kontoplan 2 eller 3, klikkes på enten ? ud for debet 2/3 eller kredit 2/3.
I øvrigt henvises til forklaringen om kontoplan 2 og 3 i afsnittet "Kontoplan".
11. Debitor/Kreditor systemer
Debitor/kreditor systemet danner basis for bogholderiprogrammets kreditorstyring.
Normalt arbejdes med debitorerne i Bella, men det er muligt at søge oplysninger mv. i debitorkartotekerne fra Donna.
Alt arbejde med kreditor systemet foregår i Donna. For at benytte kreditorsystemet, skal følgende hovedpunkter være opfyldt:
Skolen skal have kreditorkartoteket KR eller tilsvarende.
Kontoplanen skal indeholde mindst én konto med tilknytning til kreditorkartoteket KR.
Hvis skolen skal have fuldt udbytte af kreditorsystemet, skal følgende ligeledes være til stede:
Programmet Betal, som er koblingen mellem EDB-Brugsen og de forskellige bank-programmer.
Et bank-program vil automatisk overførsel af kreditorbetalingerne.
Kreditor Kartotek
Fra Donna vælges .
I dette skærmbillede kan man oprette, rette og nedlægge kreditorer. Har man et alternativt kreditorkartotek, kan man få adgang til dette, ved at indtaste kartotekskoden i feltet Kartotek.
Det er vigtigt, at alle felter er udfyldt, idet de fleste oplysninger indgår i de oplysninger, der via banken overføres til kreditor eller til bankens overførselsfiler.
Kreditors stamdata
Nummer* Kreditor skal have et entydigt nummer. Der er plads til 6 cifre i feltet. Skolen kan oprette fra nummer 1 eller benytte f.eks. de sidste 6 cifre af kreditors telefonnummer. Når der er bogført på en kreditor, kan nummeret aldrig ændres. Ønsker man at skifte nummer, skal kreditor oprettes med et nyt nummer og kreditor med det gamle nummer skal nedlægges.
Fornavne* Her indtastes kreditors fornavn - plads til 30 cifre.
Efternavn* Her indtastes kreditors efternavn - plads til 30 cifre.
Adresse 1* Kreditors adresse 1.
Adresse 2* Kreditors adresse 2.
Adresse 3* Kreditors postnummer og postby - når postnummeret er indtastet, tastes mellemrum. Så finder programmet selv postbyen.
Telefon Kreditors telefonnummer.
Kreditors betalingsoplysninger
I disse felter indtastes de data, der skal bruges som standard ved bogføring af kreditorfakturaer.
Betalingsform B = Bank, I = Indbetalingskort, K = Kasse, U = Posten udlignes, betales ikke, G = Giro (her skal man være opmærksom på, at de fleste banker ikke benytter dette længere. Det vil ofte være mere sikkert, at benytte bankoverførsel i stedet for).
Betalingsbetingelse I Betalingsbetingelse kan indtastes koder, der angiver, hvordan forfaldsdato skal beregnes i forhold til bogføringsdato (fakturadato).
Indsættes + xx angives, at forfaldsdato ligger xx dage senere end bogføringsdato. Indsættes LB/lb angives, at forfaldsdatoen er Løbende måned.
Indsættes LB + xx/lb + xx angives at forfaldsdatoen er Løbende måned + xx dage.
Indsættes KV/kv angives, at forfaldsdatoen er løbende kvartal.
Indsættes KV + xx/kv + xx angives, at forfaldsdatoen er Løbende kvartal + xx dage.
Bemærk! under indtastning i kassekladde beregnes forfaldsdato kun, hvis feltet ikke allerede er udfyldt. Det vil sige, at man kan indtaste en forfaldsdato og derved undertrykke den automatiske beregning.
Bankreg.nr. + bankkonto Udfyldes, hvis kreditor skal kunne betales via en bankoverførsel
Giro/FI-konto Udfyldes, hvis kreditoren skal kunne betales via girokort eller FI-kort.
Kortart + Betalerid De koder, som benyttes ved betaling af denne kreditor via giro eller FI-kort.
Tekst til kreditor Den tekst, der sendes med til kreditor til betaling. Her skal man være opmærksom på, at dette tekstfelt ikke benyttes ved betaling med FI-kort.
Egen tekst Den tekst, man ønsker på eget kontoudtog fra banken, ved betaling af denne kreditor.
Kontogruppe Feltet "Kreditor Kontogruppe" er medtaget af hensyn til, at DOS-Monni. Programmet bruger oplysningen ved overførsel af oplysninger til kreditorkartoteket.
Når alle oplysninger på kreditor en indtastes afsluttes med "OK ny". Nu oprettes kreditor og der er klar til en ny indtastning.
Ret kreditor
En kreditors stamoplysninger kan rettes ved at klikke på "Ret kreditor". Ret oplysningerne og klik på "OK Ret".
Slet kreditor
En kreditor kan slettes ved at klikke på "Slet kreditor". Klik herefter på "OK slet". Hvis kreditor ikke kan slettes fremkommer følgende meddelelse.
Regler for sletning af kreditorer:
En kreditors saldo skal være 0 og alle poster skal være slettet. - Se under status.
Søg kreditor
Når kreditorkartoteket åbnes, kan man søge efter den aktuelle kreditor. Dette kan ske på nummer eller navn.
På samme måde søges på kreditors navn.
Indtastes f.eks. T - vil alle kreditorer med et T i navnet blive fundet. NB! det gælder både for- og efternavn.
Indsættes To - findes disse osv.
Dette giver en meget stærk søgning, hvor man blot skal indtaste meget få oplysninger, for at finde vedkommende kreditor.
Debitor/kreditor Konto
Denne funktion giver mulighed for, at søge en bestemt Debitor/kreditor, samt at se og udskrive et kontoudtog eller en saldoliste for hele kartoteket.
Princippet er altså sådan, at uanset hvad der står i primodato og i ultimodato, vises alle poster i det gule vindue.
Søgning og evt. valg af bestemte poster på Debitor/Kreditor billedet har betydning for, hvad der udskrives, idet kun de Debitorer/Kreditorer og de poster, som ses på dette billede, vil blive udskrevet.
Ændres Primodato og Ultimodato overføres disse datoer til Udskriftsbilledet, men kan rettes, før man starter en udskrift.
Debitor/kreditor udskrifter
Ønsker man at udskrive oplysningerne klikkes på "Print". Bemærk, at "Print"-knappen kun er synlig, når ´Vis poster´ er markeret.
I udskriftsmenuen kan vælges:
Indtastning af kreditor i kassekladden
Forudsætningen for, at en kreditor kan benyttes i kassekladden er, at vedkommende kreditor er oprettet i kreditorkartoteket. - Se dette afsnit.
Bilagets dato indtastes Husk dette bør være fakturadatoen, idet det automatiske beregning af betalingsdatoen så vil passe med fakturaens betalingsdato.
Indtast bilagsnummer Manuelt eller automatisk.
Indtast debet konto Kontoen, som skal have udgiften indtastet i debet.
Indtast kredit konto Samlekontoen for kreditorerne indtastes. Når denne konto er indtastet åbnes automatisk kreditorkartoteket.
Vælg den aktuelle kreditor I kreditoroversigten vælges den aktuelle kreditor - afslut med OK.
Udfyld kreditorlinien Hvis der ikke er indsat oplysninger på kreditors stamdata, udfyldes linien med de manglende oplysninger. Indsæt ligeledes tekst til eget kontoudtog, hvis denne ikke er indsat på kreditor. Indsæt forfaldsdato, hvis der ikke benyttes en automatisk beregning.
Beløb Indtast beløb
Tekster Indtast debettekst + kredittekst
Afslut indtastningen med OK og indtast evt. næste kreditor.
Betaling af kreditorer
Når kreditorerne er indtastet gemmes posterne med en forfaldsdato. Denne dato benyttes til søgning af kreditorer, som skal betales via skolens banksystem.
Klik på
En tom betalingsoversigt fremkommer.
Den forfaldsdato der indsættes danner basis for en søgning af alle forfaldne kreditorbetalinger frem til denne dato. Er dags dato f.eks. 06-01-2003 og der søges til 31-01-2003 betyder det, at alle regninger frem til den 31-01-2003 fremkommer i betalingsoversigten. Får man søgt for kort eller for langt, ændres datoen blot, og der laves en ny søgning.
Når oversigten er fundet, kan den enkelte betaling rettes/tilpasses.
Når en betaling åbnes kan en række ting rettes:
Betalingsform Betalingsformen kan være:
Giro/FI-kort, - betalingen overføres til kreditor via et 01 kort eller et FI-kort med kortartkode 04, 15, 40, 71, 75
Bankoverførsel, - bank til bank overførsel. Hos en del banker benyttes girobetaling ikke, men i stedet en bank til bankoverførsel med reg.nr. 1199 og kreditors gironummer.
Kontant/manuel, - benyttes, hvis kreditor betales fra kassen eller kreditor ikke har en konto, hvor pengene kan overføres, og der udskrives en check.
Betales ikke, - benyttes hvis kreditor ikke skal betales, eller at kreditor er betalt på anden vis f.eks. via Betalingsservice.
Udligning Posten udlignes - hvilket betyder, at posten ikke fremover vil kunne ses i en betalingsoversigt.
Udlignes ikke - posten udlignes ikke og fremkommer igen ved næste søgning til en betalingsoversigt.
Ret forfaldsdato - posten tilføjes en anden betalingsdato og fremkommer igen ved en ny søgning.
Forfaldsdato Forfaldsdatoen på en betaling kan ændres, hvis den der er beregnet f.eks. ikke er en bankdato.
Beløb Beløbet kan ændres, hvis det kun er dele af fakturaen, der skal betales.
Betalingsoplysninger Er posten markeret som en giro/FI-betaling eller en bank til bank betaling, skal der være indsat oplysninger om denne betalingsform på posten.
Oplysningerne vedr. betalingen er afhængig af, hvilken bank skolen benytter. Skolen skal derfor være opmærksom på, hvilke krav/begrænsninger den enkelte bank har for indlandske betalinger, samt tekster til kreditor og tekster til eget kontoudtog.
Når alle oplysninger er rettet, klikkes på "OK næste", "OK foreg." eller "OK".
Ønsker man at se en samlet oversigt over én bestemt kreditors samlede betalinger, klikkes på "Kreditor Oversigt".
Når alle betalinger er klargjort, kan der udskrives en oversigt over alle betalinger.
I eksemplet betales kun én kreditor. På udskriften vil alle kreditorer blive vist.
Når alle betalinger er klar klikkes på "Betal". Kreditorbetalingerne overføres automatisk til programmet "Betal".
Betalingsoversigten tømmes. Klik herefter på "Start Betal-program". Betalingsprogrammet åbnes og betalingerne kan overføres til banken. - Se vejledningen til programmet Betal.
Afstemning
Afstemning af pengekonti kan ske ved at klikke på .
Herefter vises de pengekonti, som der er indtastet oplysninger på under status.
12. Kassekladde-redigering
Kassekladderne kan redigeres af brugeren. Hvis brugeren redigerer kassekladden, gælder den samme opsætning for alle 3 kassekladder.
Når kassekladden er åben, startes redigeringen ved at højreklikke i kassekladden - uden for et felt - og vælge "Redigering" i pop-up menuen.
Herved åbnes et redigeringsvindue - der er en kopi af det vindue, der skal redigeres - og et kontrolpanel.
Lukkes Redigeringsvindduet eller Kontrolpanelet, betragtes redigeringen som afbrudt - dvs. ændringer ikke gemmes.
Ønsker man at gemme sine ændringer, klikkes på "Gem", på kontrolpanelet.
Knappen "Afbryd" afslutter redigeringen - men uden at gemme.
Redigeringsvinduet
Redigeringsvinduet viser de elementer, som kassekladden indeholder. Redigeringsprogrammet skelner mellem labels/skilte, felter og knapper. Ingen knapper eller felter er aktive i redigeringen.
Felter, knapper, tekster kan flyttes rundt på skærmen. Dette gøres ved at venstreklikke på elementet (holde knappen nede) og flytte musen. Bemærk! Der er i øjeblikket ikke nogen begrænsning på, hvordan man placerer elementerne i forhold til hinanden, så man kan lave et forfærdeligt rod, hvis man ikke passer på.
Man kan også ændre størrelsen på felt. Det sker ved, at holde shift-knappen nede, venstreklikker på feltet i nederste højre hjørne - holder musetasten nede - og træk i hjørnet af feltet. Hermed har man mulighed for at justere feltets størrelse.
Redigeringsvinduet har to pop-up menuer: En for vinduet som helhed, og en for det enkelte element.
Vindues-menuen
Vinduets menu bringes frem ved at højreklikke på selve vinduet - dvs. ikke på et element. Den har følgende valgmuligheder:
Ny Felt-font: Vælg en ny font (herunder skrift farve) til alle felterne. Har felterne forskellige font, bliver de ensrettet af dette menuvalg.
Ny Felt-farve: Vælg en ny farve til alle felterne. Har felterne forskellig farve, bliver de ensrettet af dette menuvalg.
Ny Felt-højde: Vælg en ny højde i pixels til alle felterne (ikke memo-felter). Har felterne forskellig højde, bliver de ensrettet af dette menuvalg.
Ny Knap-font: Vælg en ny font (herunder skrift-farve) til alle knapper, labels/skilte, paneler m.m. Som udgangspunkt ændres alle tekster, der ikke står i et felt. Er fontene forskellige i forvejen, ensrettes de af dette menuvalg. Bemærk i øvrigt, at knappers skriftfarve kun kan være sort.
Ny Skærm-farve: Vælg en ny farve til vinduet.
Element-menuen
Elementmenuen bringes frem ved at højreklikke på det element, man ønsker at ændre. Husk at elementernes individuelle fonte og farver, sættes ud af kraft af vinduesmenuen, som nævnt ovenfor. Menuen har følgende valgmuligheder:
Ny tekst: Vælg ny tekst til det aktuelle element. Menupunktet er "ghosted", dvs. gråt og utilgængeligt for felter.
Ny font: Vælg ny font til det aktuelle element.
Ny farve: Vælg ny farve til det aktuelle element. Kun tilgængeligt for forskellige typer af felter.
Nyt tabulator-nr.: Giv det aktuelle element et nyt tabulator-nummer (elementets nummer i rækkefølgen ved tabulator-skift). Bemærk, at de øvrige tabulator-numre justeres. Hvis eksempelvis elementet med tabulatornummer 2 ændres til 7, vil den nuværende nr. 7 ændres til nr. 6. Nr. 6 ændres til nr. 5, nr. 5 til nr. 4 osv.
Denne og de øvrige tabulator-relaterede menupunkter er i sagens natur, ikke tilgængeligt for labels/skilte, da de ikke kan indgå i tabulator-ordenen.
Byt tabulator-nr.: Giv det aktuelle element et nyt tabulator-nummer. I modsætning til menupunktet "Nyt tabulator-nr.", ændres nummeret kun for det aktuelle element, og det element, der havde det valgte nummer i forvejen. Hvis eksempelvis elementet med tabulatornummer 7 ændres til 2, vil de nuværende nr. 2 få nr. 7. De mellemliggende vil ikke blive ændret.
Tab: Stop/Spring over: Vælg om elementet skal indgå i tabulator-ordenen eller springes over. Bemærk, at selvom elementet springes over, har det stadig et tabulator-nr. Dette træder i kraft, hvis man igen vælger at lade elementet indgå i tabulator-ordenen. Vælger man at se elementernes tabulator-numre (se afsnittet om kontrol-panelet), vil elementer, der springes over, have deres tabulatornummer stående i parentes.
Synlig/usynlig: Vælg om elementet skal være synligt eller ej. Bemærk, at elementet er synligt på redigeringsvinduet under alle omstændigheder. Usynligheden træder (af praktiske grunde...) først i kraft, når redigeringen afsluttes. Er elementet usynligt, markeres det i redigeringsfasen, med en stjerne før og efter teksten, eller - hvis der ikke er nogen tekst - med to stjerner.
Kontrolpanelet
Med kontrolpanelet, kan man justere redigeringsvinduets udseende og funktionalitet.
Grid
Man kan vælge at udstyre sit redigeringsvindue med en "grid", dvs. et net, som gør det nemmere at placere elementerne jævnt og præcist. Grid´en slås til og fra med afkrydsningsfeltet "Grid". Farven vælges øverst til højre og grid-liniernes afstand i pixels herunder.
Desuden kan man i to afkrydsningsfelter vælge, om elementerne automatisk skal indrette sig efter griden.
Afkrydses "Juster øverst til venstre", vil elementernes øverste venstre hjørne indrette sig efter grid´en, når elementet flyttes eller størrelsen ændres.
Hvis man også afkrydser "Juster nederst til højre", vil det nederste venstre hjørne indrette sig efter grid´en, når elementes størrelse ændres.
Tekstvalg
Her kan man vælge mellem at få vist forskellige tekster på elementerne i redigeringsvinduet. Der er flg. muligheder:
Vis navn: Vis det originale elements navn. Skal hjælpe brugeren til at huske, hvad der er hvad, når elementerne er flyttet væk fra deres normale plads. Bemærk, at dette navn normalt kun vedkommer programmøren, hvorfor kryptiske navne kan forekomme, hvis dette ikke er blevet rettet.
Vis tekst: Vis den tekst, der var på det originale element, inden redigeringen indledes. Dette er relevant for knapper og labels/skilte.
Der skiftes til denne visning, hvis man ændrer teksten med menupunktet "ny tekst" (se "element-menuen" ovenfor).
Vis Tab-orden: Vis elementets tabulator-nummer. Bemærk:
- Det første element i tabulator-ordenen har altid nummer 0.
- Labels/skilte har ikke noget tabulatornummer.
- Hvis elementet skal springes over, har det stadig et tabulatornummer, men i parentes.
Tab-ordenen vises automatisk, hvis man vælger at ændre elementets tabulator-nummer (se "element-menuen" ovenfor).
En stjerne blive tilføjet før og efter teksten, hvis elementet er usynligt, når redigeringen afsluttes. Dette sker uanset tekstvalget.
Hint
Hints er de små tekster, der dukker op, når man holder musepilen over (bl.a.) et element et lille stykke tid. Man har to muligheder:
Vis navn: Vis det originale elements navn.
Vis tekst: Med tekst menes her den tekst, som kopi-elementet viser - dvs. inklusiv parenteser eller stjerner. Hvis elementet er for lille, vil disse symboler ikke være synlige og kan i stedet aflæses af hint´et.
13. Budget
Generelt
Budget-modulet kan benyttes til indtastning af budgetoplysninger. Oplysningerne kan udskrives på saldolister med budgettal sammenlignet i kr. og % med periodens forbrug eller på selvstændige budgetudskrifter.
Opret budget
Klik på "Budget". Hvis skolen ikke tidligere har oprettet et budget, vil dette vindue være tomt.
Et nyt budget kan oprettes som et tomt budget, som et kopi af et andet budget eller som et kopi af et tidligere regnskab.
Kopi af budget
Markeres at det nye budget skal være "Kopi af budget" fremkommer en oversigt over de budgetter, der er oprettes tidligere.
Afslut med "OK".
Kopi af regnskab
Vælges "Kopi af regnskab" skal man indsætte datoen for dette regnskabs startdato.
Afslut med "OK".
Nu oprettes et budget på alle de konti, som findes i kontoplanen.
Arbejde med budget
Når budgettet er oprettet, skal de enkelte tal indsættes. Enten budgettet er tomt, eller det er dannet som et kopi af et andet budget/årsregnskab, skal de enkelte konti rettes/indsættes.
Indtast budgettal
Man kan benytte to indtastningsmetoder:
- Indtast et tal for hele året og fordel total automatisk på månederne
- Indtast i de ønskede beløb på de aktuelle måneder, og summér herefter de indtastede tal til en total.
Afslut indtastningen med "Gem". Oplysningerne gemmes og kan med det samme ses i kontooversigten.
Slet beløb
Markér kontoen og klik på "Slet beløb". Indtast evt. nye tal og afslut med "Gem".
Nøgletal - Generelt
Funktionen "Nøgletal" er tænkt som en mulighed for brugerne til at indsætte og gemme fordelingstal/nøgletal på budgetoplysninger. En række konti kan have samme fordeling pr. kvartal, pr. halvår osv. Ved hjælp af nøgletal, kan denne fordeling så ske lettere.
Markér den aktuelle konto. Indsæt budgettal i de aktuelle måneder. Klik på "Sum". Budgettallet er summeres til total.
Klik på "Dan nøgletal".
Benyt nøgletal
Når der er dannet en række nøgletal, kan de benyttes til fordeling af totalbeløb. Vælg den aktuelle konto. Indtast budgettal i total.
Udskriv budget
Under "Budget" findes to muligheder for at udskrive budgetoplysninger direkte fra budget-modulet.
Ny budgetudgave
Det er muligt at oprette flere udgaver af samme budget. Hvis man ønsker at ændre i et budget, kan man oprette en ny udgave, foretage ændringen i den nye udgave og herved bevare det tidligere budget.
Klik på "Ny udgave". Herefter fremkommer samme spørgsmål, som under oprettelse af et nyt budget. Tomt budget, kopi af tidligere budget eller kopi af regnskab. Vælg og afslut med "OK".
Slet budget
Hvis man ønsker at slette et budget, vælges det aktuelle budget. Klik på
Nulstil budget
Et budget kan nulstilles, hvilket betyder, at alle tal slettes og stilles i nul, men selve budgettet bibeholdes.
Klik på
Opdater konti
Hvis man har oprettet et budget, og efterfølgende opretter nye konti i kontoplanen, kan et budget opdateres ved at klikke på .
Nu opdateres kontiene, og der kan indtastes budget på den/de nye konti.
Eksport/import af budget
Det er muligt at eksportere et budget til et regneark - bearbejde budgettet og herefter importere rettelserne til budget-modulet.
Regler for budget eksport/import:
- Ønsker man at bearbejde et budget fra bunden af, kræves der, at budgettet er oprettet i budgetmodulet som et tomt budget. Dette eksporteres til et regneark. NB! Der må aldrig rettes/oprettes i kontonumre ligesom, der ikke må byttes rundt på konti.
- Ønsker man at bearbejde et allerede eksisterende budget, eksporteres dette - bearbejdes og importeres.
Eksport
Vælg det aktuelle budget og klik på
Filen er nu eksporteret og kan hentes til et regneark.
I eksemplet er benyttet Excel.
Klik herefter på "Udfør".
Budgettallene er nu indlæst i regnearket og kan ændres/oprettes.
Når tallene er ændret, gemmes regnearket.
Importer
Markér det budget der skal importeres. Klik herefter på
Budgettet importeres og overskriver det budget, der fandtes i forvejen. Når importen er færdig, fremkommer en opgørelse af, hvor mange linier der er importeret.
Hvis importfilen ikke kan indlæses eller der er fejl i kontonumrene, fremkommer nedenstående fejl.
Hvis der kun er fejl i nogle filer, indlæses de øvrige og fejlmeddelelsen vil fortælle, hvor mange der var fejl i, og hvor mange der blev importeret.
14. Søg post
Søg post er en søgefunktion, hvor man kan søge i alle bogførte poster. I søgefelterne kan indtastes forskellige søgekriterier, som så danner baggrund for søgningen i de bogførte poster.
Klik på
Generelt er reglen, at programmet finder oplysninger ud fra de indtastede søgekriterier. Jo flere oplysninger der er indtastet, jo mere specifikt søges der. Programmet finder kun de poster, som opfylder alle de indtastede søgekriterier.
Indtastningsmuligheder
- Datofelterne indtastes 01012003 - programmet vil selv flytte til det rigtige datoformat 01-01-2003. Indtastes oplysninger i første felt, findes alle poster med den bogføringsdato. Indtastes f.eks. fra 01-01-2003 til 15-01-2003, findes alle poster der er bogført fra den 01-01-2003 til 15-01-2003.
- Bilagsnummer Indtastes ét bilagsnummer, findes alle poster med dette bilagsnummer. NB! Der kan godt være poster i flere finansår med samme bilagsnummer. Indtastes f.eks. fra bilag 530 til bilag 540 fremkommer alle poster med bilag fra 530 til 540.
- Kontonummer I kontonummer kan indtastes efter samme regler, som under bilag. Herudover er der en "Jokersøgning". Indtastes f.eks. %34%, vil programmet finde alle poster, hvor tallet 34 indgår i kontonummer. F.eks. 34, 03405, 12034 osv.
- Beløb Samme regler som under bilag - dog skal man altid indtaste et positivt beløb. Programmet finder og viser både debet og kreditposten.
- Tekst I tekstfeltet kan indtastes en almindelig tekst. Indtastes f.eks. "Maling", vil programmet finde alle poster, hvor teksten "Maling" indgår. I dette felt kan også benyttes en "Jokersøgning". Indtastes f.eks. %løn%, vil programmet finde alle poster, hvor teksten "løn" indgår. Denne søgning er meget anvendelig, idet man her, så kan søge alle poster fra lønsystemet mv. Ligeledes kan man søge på f.eks. %486%, vil alle poster hvor "486" indgår. Her vil alle poster med lønkørsel 486 blive fundet. Både lønningerne + eventuelle betalinger fra kreditor-systemet.
- Journalnummer Samme søgning som under bilag.
- Debitor/kreditor Her kan indtastes en debitor eller kreditor. Indtastes f.eks. KR55, vil programmet indsætte de nødvendige mellemrum til KR 55. Søges på %KR%. Nu vil alle poster bogført på kartotek KR blive fundet.
- Forfaldsdato Indtastning som under dato.
- Modkonto Samme indtastning som under kontonummer.
- Konto2 + konto3 Samme indtastning som under kontonummer.
Print knappen udskriver de fundne poster direkte til printer. Denne udskrift er ment som et "arbejdspapir", der viser alle søgefelterne for de underskrevne poster.
Men - hvis man printer f.eks. 50.000 poster, har man selv bedt om papirspild!
Fordeling
Fordelingsfunktionen er en mulighed for at vise, hvad der er bogført på kontoplan 2 + 3. Endvidere er her mulighed for, at indsætte oplysninger på konto 2 + 3.
Eksempel
Indtast de aktuelle søgekriterier. I eksemplet er fundet 14 poster, som i perioden 01-01-2022 til 31-12-2002, der er bogført på konto 04626.
Klik på
Eksporter poster
Når en række poster er fremsøgt, kan de eksporteres til et evt. regneark eller til en speciel revisorudgave.
Klik på
Afslut med "OK, eksport".
Data kan nu indlæses i et regneark.
Revisor - data
Ønsker man at udlæse data til revisor, startes med at søge de poster, som revisor skal have. Herefter klikkes på Eksport - markér "Revisordiskette".
15. Notebaseret regnskabsudskrift
Generelt
Note er et lille modul, hvori man kan opbygge regnskabsudskrifter med noter - få beregnet beløb til udskriften og udskriv det ´færdige´ regnskab. Opbygningen er baseret på de bogførte poster, samt evt. budgettal.
Arbejdet med programmet foregår på 4 sider med hver sit område:
- Afgrænsning
- Konti
- Noter
- Regnskab
Notemodulet kan benyttes til alle former for opstilling/beregning af beregninger/udskrifter, som brugeren ønsker Årsregnskab, byggeregnskab, oversigt over udgifter til undervisning, lejrskoler mv.
Tidsafgrænsning
Tidsafgrænsningen er en definition af, hvilken periode beregningerne skal indeholde - dvs. regnskabsår, kvartal mv.
Opret Regnskab
Herefter skal periodens datoafgrænsninger indtastes.
Til hver tidsafgrænsning, defineres op til 8 perioder, som svarer til 8 kolonner i den færdige udskrift.
Under kode for R/B kan indsættes:
R Regnskab
B Budget
´_´ Kolonne 2 minus kolonne 1 (f.eks. Budget minus regnskab for samme periode).
´%´ Kolonne 1 i procent af kolonne 2 (Regnskab i procent af budget for samme periode).
Budgettet medtages kun, hvis der findes et budget, hvor startdatoen er lig med periodens startdato.
Programmet er nu klargjort med en tidsafgrænsning, hvor brugeren har defineret en række perioder for beregning af enten regnskabstal eller budgettal.
Regnskabsmodel
Regnskabsmodellen er en grundlæggende opsætning af de beregninger, som man ønsker foretaget. En beregningsmodel indeholder oplysninger om, hvilke konti der skal indgå i beregningen. Datoafgrænsningen afgrænser inden for et sæt datoer, hvilke bogføringsposter, som skal med i beregningen.
Det fleksible ved systemet er, at man kan vælge mange forskellige tidsafgrænsninger, men benytte den samme regnskabsmodel.
Det betyder, at man kan opsætte én regnskabsmodel, som så kan benyttes til de tidsafgrænsninger der indtastes.
Konti
På denne side vises en midlertidig tabel, som er en kopi af kontoplanen - med de 8 beløbskolonner, som svarer til den valgte periodeafgræsning. Første gang programmet åbnes, er denne tabel tom.
Når man trykker på knappen "Beregn Konti", sker der flg.:
Først tømmes tabellen, og derefter oprettes en ny, hvor der til hver konto - også totaler - beregnes de 4 beløb, der hører til kontoen.
De beløb der beregnes, afhænger af, hvilken Periodeafgrænsning man har valgt - og derfor er det vigtigt, at man beregner konti hver gang, at man har skiftet Periodeafgrænsning.
Feltet "Art" angiver, om kontoen er en resultatkonto (Art = 0) eller en statuskonto (Art = 1).
Der er den forskel, at for resultatkonti, beregnes Periodens saldo, mens det for statuskonti er Akkumuleret saldo, der beregnes.
Alle noter og regnskabslinier, som skal bruge tal fra konti, henter disse fra denne tabel, og det betyder, at man også kan hente tal fra totalkonti.
I feltet Niveau foroven til højre på siden, kan man taste et ´visnings niveau´ - dvs. at hvis man, som i eksemplet, har tastet 5, vises kun konti på niveau 5 og højere.
Noter
På denne side definere og beregner man de noter, der hører til den valgte regnskabsmodel. Det vil sige, at hver regnskabsmodel har sit eget ´noteapperat´.
Oprette noter
Hver detaillinie i en note, indeholder oplysninger om den beregning, oplysning der skal indgå i noten.
Under arbejdet med noten kan man til enhver tid med knappen "Beregn note", beregne noten og kontrollere, at det hele er med.
Med "Beregn alle noter", får man beregnet alle noter til den valgte regnskabsmodel.
Med knappen "Vis note", får man udskrevet noten til skærm. I denne udskrift vises både teksten til hver linie - og de kontonumre, der indgår i linien.
Knappen "Vis alle noter", udskriver alle noter, men her udskrives ikke de kontonumre, der hører til de enkelte linier i noterne.
Eksempler på noteopbygning
Opstillingen giver følgende udskrift:
Giver følgende udskrift:
Beregn og udskriv note
Når der er foretaget ændringer i en note/regnskab, skal man altid beregne noten eller regnskabet, for at opdaterer oplysningerne. Herefter kan man udskrive "Vis note" - se ovenfor eller "Vis alle noter" - herunder.
Regnskab:
På denne side definerer man det endelige (års)regnskab. Regnskabet består af et antal linier, hvis rækkefølge styres af feltet ´Sekv´, der fungerer på samme måde, som feltet ´Sekvens´ i notelinierne.
Feltet ´KunÅr´ kan bruges til at styre, at en bestemt linie kun udskrives i forbindelse med en bestemt periodeafgrænsning.
Der er tre forskellige måder, at indsætte beløb i den enkelte regnskabslinie:
- Udfylde feltet ´Note´ med nummeret på den note, som skal bruges.
- Udfylde feltet ´Kontonr´ med det eller de kontonumre, som skal bruges.
- Lade både ´Note´ og ´Kontonr´ være tomme og skrive tallene direkte i de 4 beløbsfelter.
Dertil kommer sammentælling på totalniveauer, som det kendes fra kontoplanen. Det vil sige, at regnskabslinier med niveau 1, automatisk lægges til alle følgende linier med niveau 2 til 9 osv.
I feltet ´Fortegn´ kan man skrive ´-´, for at forhindre, at denne linie udskrives. I eksemplet, er den første linie som udskrives, Sekv ´02 - NETTOOMSÆTNING´, der er en total på niveau 2. Den første linie, Sekv ´01 - NETTOOMSÆTNING´ har kun til formål, at forsyne totalen ´02´ med de rigtige tal, og den udskrives ikke.
I feltet ´Skip´ kan man indsætte koderne ´L´ og ´S´ for hhv. linieskip og sideskip, der vil komme efter den linie, hvor koden står.
Man kan også lave et linieskip, ved at indsætte en tom linie, hvor kun feltet ´Sekv´ er udfyldt - det vil gøre skærmbilledet med regnskabet lettere at læse.
16. Udskrifter
I udskriftsmappen "Donna", findes en række udskrifter, som benyttes i Donna. En række af de tidligere Donnaudskrifter er omredigeret til den nye version. Her er dog kun medtaget de mest brugte. Antallet af udskrifter vil blive udbygget i takt med brugerens ønsker.
17. Datakoder til redigerbare regnskabs-udskrifter.
Koden ´#DATO´ - indsat i et Titel-bånd - vil vise et vindue, hvor man kan ændre start- og slutdato, udskrivningsniveau og budget-udgave. Hvis koden ikke findes i en udskrift, vises vinduet kun ved opstart af Rapport programmet, og man kan ikke ændre disse parametre, før programmet har været lukket.
De øvrige koder er de samme som i gamle DONNA.
18. Datakoder til Debitor/Kreditor udskrifter
Koden ´#DATO´ - indsat i et Titel-bånd, vil vise et vindue, hvor man kan ændre start- og slutdato, samt minimums saldo for debitorer, som skal udskrives. Hvis koden ikke findes i en udskrift, vises vinduet kun ved opstart af Rapportprogrammet, og man kan ikke ændre disse parametre, før programmet har været lukket.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.