Vejledning EAN-Faktura - andre ydelser, støttetimer og udlejning

Sidst opdateret i 2024

Fakturering af andet end skolepenge f.eks støttetimer og udlejning

Indhold

1. EAN-Faktura og NemHandel gennem KOMiT

2. Opret EAN-Faktura

3. Send EAN-Faktura

4. Klargør til NemHandel

5. Opret EAN-Kreditnota

 

1. EAN-Faktura og NemHandel gennem KOMiT

Forberedelse:

Nemhandel er installeret.

• Vejledning findes her:  Opsætning Nemhandel

De debitorer du vil fakturere skal være oprettet i et kartotek, som er knyttet til et samlekontonr. i kontoplanen.

Opret kartotek til debitorerne

• Vejledning til oprettelse af kartotek til debitorer findes her: Opret debitorkartotek

Opret en debitorsamlekonto i kontoplanen hvor kartoteket er tilknyttet

• Vejledning til oprettelse af debitorsamlekonto findes her: Opret Debitorsamlekonto

Der skal oprettes en debitor pr. EAN-nr.

Kommuner, som både er tilskudsgivere og betaler for støttetimer skal oftest oprettes som to forskellige debitorer, da det er to forskellige EAN-nr. der henholdsvis betaler for skolepenge og støttetimer.

Det er op til den der bogfører og skal afstemme om man vælger et samlet kommune-debitorkartotek eller gerne vil have det opdelt i et kartotek for støttetimeydelser og et for skolepengetilskud.

 

Det er muligt at have flere forskellige debitorkartoteker, så f.eks udlejning holdes i eges kartotek.

EAN-Fakturaer / EAN-Kreditnotaer udformes i OIOUBL-format, som gør det muligt at sende gennem NemHandel.

 

2. Opret EAN-Faktura

Har du brug for at sende en EANfaktura til en enkelt debitor eller flere forskellige EANfakturaer til flere forskellige debitorer finder du fakturaprogrammet ved at vælge:

Finans fra Programskallen

Fakturabillede:

Øverst i billedet vises de fakturabundter der er dannet

Nederst i billedet vises indholdet af det fakturabundt der er markeret øverst.

Opret faktura

• Tryk Nyt fakturabundt       
• Skriv Fakturadatoen ind (hvis du vælger at oprette mere end én faktura i bundtet skal du være opmærksom på at alle fakturaer får samme fakturadato)
• Vælg Ny Faktura

Du skal nu vælge Debitor (marker i oversigten øverst og tryk på Debitorknappen), forfaldsdato (i forhold til fakturadato), og Opkrævningsart eFaktura

Vær opmærksom på at der er en Debitor samlekonto tilknyttet (nederst i billedet).

Når alt ser rigtigt ud trykker du OK.

Du skal nu danne fakturaens indhold. Hvis du kan se der er fejl i fakturahovedet kan du stadig nå at ændre det ved at vælge Ret Fakturahoved.

• Sæt fakturatekst på (overskrift)
• Skriv evt en bundtekst på fakturaen
• Vælg Flere fakturalinjer eller Ny fakturalinje - alt efter hvad du har behov for at fakturere. Mangler du varer (vejledning findes her: Opret varer i varekatalog )

Hvis du vælger flere linjer - indtaster du Antal for de "varer" der er solgt - Afslut med Beregn og OK

 

Du kan også vælge at tage fakturalinjerne enkeltvis og her få mulighed for at indsætte Tekst-linjer mellem de enkelte linjer.

Vælg Linje-type (faktura eller tekst)m marker varenummer, tryk Brug Vare og korriger evt. Tekst, Antal og Pris. Når de ønskede korrektioner er på plads trykkes Beregn og OK.

• Hvis du ønsker flere linjer på vælger du igen Ny fakturalinje og gentager ovenstående.

Når der ikke skal sættes flere fakturalinjer på og du står i overblikket over det du har registreret trykker du Afslut eller Afslut, ny (hvis du skal fakturere flere debitorer).

• Hvis du har brug for at danne flere fakturaer, opretter du næste faktura ved at trykke Ny Faktura og følger ovennævnte vejledning igen. 
• Når du er færdig med at danne fakturaer, er du klar til at bogføre fakturaen/erne. Tryk Afslut 

Bogfør fakturabundtet

Marker det fakturabundt du skal have bogført og tryk Bogfør Fakturabundt

3. Send EAN-Faktura

Fakturaen(e) skal nu sendes med eFaktura

Du kan se at OpkrvArt er XML, hvilket betyder at Fakturaen kan sendes i et OIOUBL-format gennem Nemhandel.

Tryk på eFaktura 

 

4. Klargør til NemHandel

1. Vælg betalingsform Kontooverførsel eller FI-kort
2. Indsæt dine initialer og navn.
3. Fakturaerne vil du kunne se i nedenstående billede, hvor de  ligger under hinanden.
4. Hvis du trykker på Specifikation, kan du se, hvad den enkelte faktura indeholder og perioden den dækker. Perioden skal være udfyldt. Hvis ikke den er udfyldt i forbindelse med opsætningen med EAN-oplysninger, kan du rette den her.
5. Trykker man på Faktura modtager, kan man se oplysningerne på debitor. De er hentet fra debitorkartoteket og fra opsætning, hvor du trykkede Hent eFaktura oplysninger.

Det er muligt at ændre navn, adresse, EAN nr. mm. her, og danne eFakturaen med de ændrede oplysninger.

Bemærk: Ændringer her slår ikke igennem på debitor-kartoteket. Hvis det er en permanent ændring, skal denne rettes på stamdata i debitor-kartoteket.

Tryk derefter på "Opret eFaktura"

De viste fakturaer bliver oprettet - du trykker ja til at fortsætte og fakturaerne bliver dannet og lagt på den placering du valgte i forbindelse med opsætning af NemHandel.

Hvis du har fejl eller mangler i fakturaerne får du en fejlbesked om hvad der skal rettes inden du kan fortsætte.

Tryk "OK".

Derefter trykkes på "Start NemHandel" ikonet nederst til højre i billedet og NemHandel-programmet starter op.

De dannede eFakturaer ligger nu klar til afsendelse via NemHandel.

Markér fakturaerne. Tryk på "Afsend valgte dokument(er)

Hvis man gerne vil se, hvordan fakturaen ser ud inden afsendelse, markerer man fakturaen og dobbeltklikker. Så åbnes fakturaen i NemHandel og man kan se de oplysninger, der sendes til debitoren.

Afsendte fakturaer vil kunne ses ved at vælge funktionen "Kvitterede".

5. Opret EAN-Kreditnota

Opret  Nyt fakturabundt.

• Dan et nyt fakturabundt og angiv fakturadato 
• Vælg KopiFaktura/Kreditnota 
• Vælg om du ønsker en kopifaktura eller en kreditnota find faktura ved hjælp af afgrænsninger på søgekriterier 

Når du har fundet faktura trykker du OK

Der dannes nu en kreditnota som modkonterer alle linjer i den oprindelige faktura

• Tjek at alle informationer er korrekte
• Åbn Faktura
• Ret Fakturahoved
• I opkrævning sættes prikken i eFaktura.
• Sørg for at der er angivet kartotek i Søg Kartotek
• Vælg debitor i øverste del af skærmbilledet og tryk på knappen Debitor i nederste del af skærmbilledet.

 

Hvis informationer om Debitor mangler at blive udfyldt, vil du blive stoppet i forbindelse med afsendelse til NemHandel. Indsættelse af oplysninger under NemHandel gemmes ikke i debitorkartoteket, så det er en fordel at oprette debitorerne med alle oplysninger i debitorkartoteket og efterfølgende gemme eFakturaoplysningerne i ovenstående billede. 

 

Hvis de mangler: Tryk på Hent eFaktura oplysninger.

- Hvis du tidligere har brugt den valgte debitor til EAN-fakturering vil de gemte oplysniger blive vist

Ellers

Udfyld EanNr. på fakturamodtager samt øvrige oplysninger. Felter markeret med * skal udfyldes, for at eFaktura kan dannes.

Tryk på Gem og Anvend.

Det indtastede EAN-nr., og øvrige oplysninger, er nu knyttet til debitor og næste gang samme debitor faktureres, og der trykkes på hent eFaktura oplysninger, har systemet gemt de indtastede oplysninger.

Næste gang trykkes på Anvend, så indsættes oplysningerne automatisk.

Når du har bogført fakturabundtet skal du sende fakturaen/e gennem Nemhandel (Se afsnit 4)