Faktura

Sidst opdateret i 2024

Indhold

1. Faktura

1.1 En faktura til en debitor eller flere forskellige fakturaer til flere debitorer

1.2 Massefaktura

1.3 Find en faktura/genudskriv faktura

1. Faktura

Forberedelse:

De debitorer du vil fakturere skal være oprettet i et kartotek, som er knyttet til et samlekontonr. i kontoplanen.

Forældre til elever på grundskoler er allerede oprettet i forældrekartoteket, som er et debitorkartotek.

Elever på kostskoler er allerede oprettet i elevkartoteker, som er debitorkartoteker.

Kommuner, som er tilskudsgivere bør oprettes i et kartotek for sig selv og bør faktureres gennem NemHandel (se vejledning: https://support.komit.nu/hc/da/articles/7823920812700-Vejledning-eFaktura)

Det er muligt at have flere forskellige debitorkartoteker, så f.eks udlejning holdes i eges kartotek.

1.1 En faktura til en debitor eller flere forskellige fakturaer til flere debitorer

Har du brug for at sende en faktura til en enkelt debitor eller flere forskellige fakturaer til flere forskellige debitorer finder du fakturaprogrammet ved at vælge:

Finans fra Programskallen

Fakturabillede:

Øverst i billedet vises de fakturabundter der er dannet

Nederst i billedet vises indholdet af det fakturabundt der er markeret øverst.

Opret faktura

• Tryk Nyt fakturabundt       
• Skriv Fakturadatoen ind (hvis du vælger at oprette mere end én faktura i bundtet skal du være opmærksom på at alle fakturaer får samme fakturadato)
• Vælg Ny Faktura

Du skal nu vælge Debitor (marker i oversigten øverst og tryk på Debitorknappen), forfaldsdato (i forhold til fakturadato), og Opkrævningsart (Faktura, PBS eller eFaktura)

Bemærk: Vær opmærksom på at der er en Debitor samlekonto tilknyttet.

Når alt ser rigtigt ud trykker du OK.

Du skal nu danne fakturaens indhold. Hvis du kan se der er fejl i fakturahovedet kan du stadig nå at ændre det ved at vælge Ret Fakturahoved.

• Sæt fakturatekst på (overskrift)
• Skriv evt en bundtekst på fakturaen
• Vælg Flere fakturalinjer eller Ny fakturalinje - alt efter hvad du har behov for at fakturere.

Hvis du vælger flere linjer - indtaster du Antal for de "varer" der er solgt - Afslut med Beregn og OK

Du kan også vælge at tage fakturalinjerne enkeltvis og her få mulighed for at indsætte Tekst-linjer mellem de enkelte linjer.

Vælg Linje-type (faktura eller tekst)m marker varenummer, tryk Brug Vare og korriger evt. Tekst, Antal og Pris. Når de ønskede korrektioner er på plads trykkes Beregn og OK.

• Hvis du ønsker flere linjer på vælger du igen Ny fakturalinje og gentager ovenstående.

Når der ikke skal sættes flere fakturalinjer på og du står i overblikket over det du har registreret trykker du Afslut eller Afslut, ny (hvis du skal fakturere flere debitorer).

• Hvis du har brug for at danne flere fakturaer, opretter du næste faktura ved at trykke Ny Faktura og følger ovennævnte vejledning igen.
• Når du er færdig med at danne fakturaer, er du klar til at bogføre fakturaen/erne. Tryk Afslut

Bogfør fakturabundtet

Marker det fakturabundt du skal have bogført og tryk Bogfør Fakturabundt

Send Faktura:

Du har flere forskellige muligheder for at sende fakturaen afsted

Du kan vælge at sende en PDF-faktura gennem multimail, enten som en almindelig mail eller til e-boks (se multimailvejledning om dette: https://support.komit.nu/hc/da/articles/7923812465692-PDF-faktura-via-massemail )

1.2 Massefaktura

Der er mulighed for at danne og fakturere flere debitorer på én gang.

Der skal laves en "Modelfaktura"  det er vigtigt at Kartoteket du ønsker at fakturere fra angives her 

Opret dernæst en Ny Faktura præcis som i ovenstående, dog skal der ikke vælges en specifik debitor, men et kartotek med en samlekonto, som der skal faktureres ud fra. Navngiv modelfakturaen så du kan bruge den igen.

• Udfyld som ved en almindelig faktura og tryk Afslut når du har sat de nødvendige fakturalinjer på.
• Du er nu klar til at fakturere udvalgte debitorer i det valgte kartotek. Marker den valgte model og tryk Massefakturer valgt Model-faktura
• Kartotekets hovedbillede vises nu. Her kan skrives søgekriterier. 
• Hvis du vil se alle i kartoteket trykker du OK
• Er kartoteket et kursuskartotek vises kun aktive på kurset. Hvis ikke det er et kursuskartotek fjerner du fluebenet i Kun aktive og alle i kartoteket vises. Du kan også søge på hold, hvis et sådan er oprettet.

Hvis der skal faktureres til alle elever på et hold, sættes fluebens-markering i "HOLDSØGNING". Her vises de oprettede hold. Vælg det hold der skal faktureres

• Der er nu fundet alle aktive elever der alle går på det markerede hold. Klik knappen.
• Du har mulighed for at fakturere alle på listen - eller markere om det er nogle få der skal faktureres.
• Er kartoteket du fakturere ud fra er et grundskole-elev kartotek, hvor der er opsat primære og sekundære betaler lader du begge flueben stå i den næste boks
  • 
• Er kartoteket et kostskolekartotek, et foreningskartotek, et menighedskartotek eller et andet oprettet debitorkartotek (alt andet end et grundskole-elevkartotek), fjerner du begge flueben
  • 
•  Klik "OK" og "Afslut" for at komme ud til hovedbilledet.
• Bogfør fakturabundtet

• Du har flere forskellige muligheder for at sende fakturaerne afsted

  Du kan vælge at sende en PDF-fakturaer gennem multimail, enten som en almindelig mail eller til e-boks (se multimailvejledning om dette: https://support.komit.nu/hc/da/articles/7923812465692-PDF-faktura-via-massemail ).

1.3 Find en faktura/genudskriv faktura

Ønsker du at se indholdet af en faktura kan du hurtigt finde den gennem Fakturaprogrammet og knappen Søg Faktura

Man kan søge og genudskrive/gensende en faktura gennem

I dette billede kan man søge forskellige kriterier. I øverste vindue ser du faktura inkl. nummer og i nederste vindue ser du fakturaens varer.

Hvis det er en udskrift til papir vælger jeg den faktura jeg vil have udskrevet og trykker Udskriv, hvis jeg gerne vil gensende den som PDF vælger jeg i oversigten over fakturaer og gør præcis som jeg plejer når jeg sender en faktura. Se pkt. 1.1 Send faktura.

Flere ens fakturaer/kreditnota

Har du brug for at sende en identisk faktura til en anden debitor eller danne en kreditnota, som modkonterer en faktura kan du gøre dette ved at følge nedenstående:

• Dan et nyt fakturabundt og angiv fakturadato
• Vælg KopiFaktura/Kreditnota
• Vælg om du ønsker en kopifaktura eller en kreditnota find faktura ved hjælp af afgrænsninger på søgekriterier

Når du har fundet faktura trykker du OK

Du kan nu redigere i kopifakturaen præcis som du ønsker og dernæst bogføre den.