Faktura

Sidst opdateret i 2011

 

Indhold

1. Faktura

1.1 Enkeltfaktura

1.2 Massefaktura

1.3 Find en faktura lavet tidligere - fakturaidentifikation

 

1. Faktura

1.1 Enkeltfaktura

Der kan faktureres til et enkelt kartoteksmedlem. Man skal kende kartotekskoden på vedkommende. Husk for grundskoler, at det er FORÆLDRE der er debitor - for kostskoler er det ELEVEN der er debitor.

 

Find og markér kartoteket, hvor vedkommende er indtastet ved og klik

 

Fakturabillede:

Grønt/øverst i billedet - fakturabundter

Gul/nederst i billedet - fakturerede/opkrævede medlemmer i det markerede fakturabudt

(Her er fakturabundtet 02-11-2011 markeret (bundt) og det har Irene som medlem (gul)

• Klik og skriv en faktura/bogføringsdato.
• Systemet gør klar til at lave et nyt fakturabundt. Klik
• Markér det medlem der skal have fakturaen, og klik . Afslut billedet på

• Udfyld evt. en fakturatekst og en bundtekst, og klik

• Indtast en tekst (fakturalinje), antal og pris. Klik herefter . Hvis fakturaen skal have en egen indtægtskonto (ved indbetaling) skrives denne TIL SLUT i feltet "Indt. Konto". Afslut med "OK".

• Efter fakturalinjen er udfyldt, vender systemet tilbage til forrige billede,  hvor der evt. kan indtastet flere fakturalinjer på samme måde. Når alle ønskede fakturalinjer er indtastet klikkes knappen . Klik også ved næste billede, så der vendes tilbage til fakturabilledet:

• Nu er der oprettet et nyt fakturabundt 03-11-2011 med forældrene Pia/Jens. Nu skal bundet bogføres ved klik på .
• Angiv bogføringsdato
• Klik "OK" "Bogføring".

Bogføringsjournalen:

• Klik knappen for at udskrive en faktura (udskrift) der ønskes

Systemet foreslår udskriftsgruppen "faktura, men en anden kan vælges). Her er valg fakturaudskriften" valgt.

Nu ser forældrenes kontoudtog således ud:

 

1.2 Massefaktura

Der er mulighed for at fakturere flere kartoteksmedlemmer på én gang. Hvis man har lavet hold i programmet HOLD, er yderligere mulighed for at fakturere alle medlemmer på et hold.

 

Der skal laves en "Modelfaktura":

• Fra fakturabilledet klikkes for at lave en "MASSEFAKTURERINGS-MODEL"
• Klik
• Giv modelfakturaen en tekst og en forfaldsdato. Afslut med "OK"

• Skriv en evt. Fakturatekst/faktura bundtekst, og klik :

• Indtast en tekst (fakturalinje), antal og pris. Klik herefter . Hvis fakturaen skal have en egen indtægtskonto (ved indbetaling) skrives denne TIL SLUT i feltet "Indt. Konto". Afslut med "OK"

• Efter fakturalinjen er udfyldt, vender systemet tilbage til forrige billede, hvor der evt.bkan indtastes flere fakturalinjer på samme måde. Når alle ønskede fakturalinjer er indtastet klikkes knappen . Klik også ved næste billede, så vendes tilbage til fakturabilledet.
• Klik :

Markér den netop oprettede MODEL-faktura (her modellen Danskbøger, som netop er oprettet), og klik

• Kartotekets hovedbillede vises nu. Heri kan skrives søgekriterier. Da der senere er mulighed for at vælge alle på et hold (det forudsættes at holdet er oprettet) klikkes blot "OK".
• Alle kartoteksmedlemmer findes frem som udgangspunkt (661 medlemmer). Man kan markere de kartoteksmedlemmer der skal faktureres, og klikke "Fakturer markerede"

Hvis der skal faktureres til alle elever på et hold, sættes fluebens-markering i "HOLDSØGNING". Her vises de oprettede hold. Der er her oprettet et hold (skemakode dan9) med alle 9. klasse-elever. Markér dette hold og klik knappen med knappen :

• Der er nu fundet 22 medlemmer der alle går på det markerede hold. Klik knappen > Klik "OK" 
• Luk alle vinduer ned, og vend tilbage til faktura-hovedbilledet:

• Nu er der oprettet et nyt fakturabundt 02-11-2011 (MASSEFAKTURA) med elever på holdet. Nu skal bundet bogføres ved klik på .
• Angiv bogføringsdato
• Klik "OK" "Bogføring".

Bogføringsjournalen:

• Klik knappen for at udskrive en faktura. Vælg den faktura (udskrift) der ønskes.

(Systemet foreslår udskriftsgruppen "Faktura, men en anden kan vælges). Her er valg fakturaudskriften" valgt.

Systemet danner nu 22 fakturaer .

1/22 fakturaer:

Nu ser forældrenes kontoudtog således ud: 1/22 kontoudtog:

 

1.3 Find en faktura lavet tidligere - fakturaidentifikation

Når man ser sin fakturakopi nederst ser man linjen, f.eks. 000000000045625, eller fakturanummer 4555:

 

Man kan finde en faktura på 2 måder.

1. Via Fakturaprogrammet
2. Via programmet "Søg post"

Find en faktura via Fakturaprogrammet

Man kan søge faktura på forskellige kriterier: [Kartoteker] > [Faktura] > [Søg faktura]:

 

I dette billede kan man søge forskellige kriterier - her er søgt Fakturanummer 4124. Når systemet har fundet fakturaen, kan man åbne bundtet den er i, og se selve kriterierne på fakturaen.

 

Via Søg post-funktionen i Finans

 

Forklaring om OCR linjer generelt og hvordan den dannes i EDB-Brugsen

En opkrævning til elev via betalingsopgørelse afstedkommer en umiddelbar identificérbar linje, som dannes binært. Et eksempel. Elev E5 10131 vil få denne OCR-linje:

1405 er de første 2 cifre binært for kartotekskoden (E5) som "oversættes" til et binært tal fra et bogstav, på den måde at: A = 10, B = 11, C = 12, D = 13, E = 14 osv. Kartotekskoden "E" er altså = 14. 1405 = kartotek E5.

Elevnummeret står umiddelbart efter OCR-linjen, altså 10131.

Det sidste nummer i linjen er et checkciffer (her er checkcifferet 1).

En faktura dannes ikke på samme måde, men af fortløbende cifre.